엑셀 매크로 파일을 활용한 학교별 자료 수합하기(feat. 업무경감, 파일명바꾸기, 행모으기, 교번자동부여, 업무관리시스템, k에듀파인)

안녕하세요~

교육전문직 업무 중 단위학교에서 제출한 공문을 수합하여 시도교육청으로 제출해야하는 업무가 많습니다. 최초로 엑셀 매크로를 만드신 분을 정확하게 몰라서 출처를 명확히 밝힐 수 없음을 양해부탁드립니다.

 

먼저 학교로 부터 제출받은 공문을 검색해서 다운을 받아야합니다. 매크로에서는 교번순으로 파일명을 바꿀 수 있는데요~ 파일명을 바꿀려면 학교명이 앞으로 오도록 저장을 해야합니다.

 

접수한문서로 이동합니다.

해당 공문의 키워드를 입력하고, 검색 기간을 설정하고, 저장할 문서를 선택합니다.

그리고 저장을 클릭합니다. 저장 옵션을 아래와 같이 설정합니다. 그렇다면 학교별로 제출된 공문 중 본문을 제외하고 첨부파일만 저장이 됩니다. 두번째 옵션을 선택한 이유는 매크로에서 교

번순으로 이름을 바꿀때 제일 앞 학교명을 인식해서 교번을 부여하기 때문입니다. 첫번째로 설정하시면 교번 자동 변경이 이루어지지 않습니다. 엑셀파일, 한글파일, pdf 파일 등 다양한 파일의 교번부여가 가능하니 단순 파일명을 수정할때도 유용합니다.

이제 첨부된 아래 엑셀 매크로를 실행합니다.

엑셀매크로(공문수합)-예시.xlsm

0.24MB

파일 실행 후 하단의 탭을 살펴보면  행모으기, 합계모으기, 셀병합하기, 파일명바꾸기, 교번부여 탭이 보입니다.

제일먼저 교번부여 탭을 선택합니다. 근무하시는 지역의 학교명과 교번을 입력해주시면 됩니다.

여기에 입력된 교번과 학교명을 바탕으로 파일명 바꾸기가 진행이 됩니다.

 

그렇다면 매크로를 실행해볼까요? 

엑셀 상단 보기 > 매크로 > 매크로보기 클릭

활용하시려는 매크로를 선택하고 실행을 클릭

먼저 파일명을 바꿔야하니 저는 파일명바꾸기_옵션을 선택했습니다. 간단보다는 옵션이 기능이 더 많아서 주로 활용합니다.

파일 선택을 클릭하여 다운받은 폴더를 선택합니다.

유형을 클릭하여 엑셀 이외의  첨부파일과 구분되도록 설정해주신 후 , 처음 파일과 마지막 파일을 shitf를 눌러서 선택 후 열기를 클릭합니다.

저는 이름뒷부분을 제거하고(1), 새로운 뒷이름을 붙였습니다. 그리고 교번 붙이기도 클릭했습니다. 변경후 파일이름을 확인하고 하단의 선택 파일 이름 바꾸기를 하면 한번에 수정이 됩니다. 엑셀 이외의 파일도 이름 변경이 가능합니다.

다음으로는 학교별로 수합된 엑셀 내용을 수합하는 '행모으기'를 실행하여 붙임파일을 완성하도록 하겠습니다.

매크로는 기본적으로 학교별로 제출된 파일의 시트명과, 행이 동일해야 오류없이 수합이 됩니다.

예를 들어 학교별로 수합된 파일의 행이 다를 경우 일부 학교의 자료가 오류로 수합이 되지 않습니다. 그래서 저는 파일을 열어서 행이 맞는지 확인을 해 둡니다. 아래 파일의 경우 7행에 입력된 데이터가 수합이 되는데.. 8행또는 6행에 입력이 된경우 동일한 7행으로 수정이 필요합니다. 학교별로 공무을 보내실때 서식 수정을 하지말라고 하는 이유도 여기에 있습니다. ^^;

행에 대한 확인이 다 되었다면 행모으기를 해보겠습니다. 행모으기는 학교 교번 제일 뒷파일을 실행해서 처리하시면 편리합니다. 쌓이는 구조로 행이 수합되어서 첫번째 교번으로 실행하면 마지막에 행편집을 추가로 해주셔야합니다.

엑셀 매크로가 실행된 상태에서 제일 마지막 교번 학교 파일을 열어주시고, 해당학교 엑셀파일 메뉴의 보기 > 매크로 > 매크로보기 > 행모으기 실행.

기준 셀을 선택하고 파일선택 클릭

제일 마지막 학교를 제외하고 shift를 눌러서 전체 선택합니다.

작업완료 팝업이 생성되면서 수합이 완료됩니다. 

 

엑셀 매크로를 활용해서 수합에 대한 시간을 줄이시길 바랍니다.