안녕하세요~

교육전문직 업무 중 단위학교에서 제출한 공문을 수합하여 시도교육청으로 제출해야하는 업무가 많습니다. 최초로 엑셀 매크로를 만드신 분을 정확하게 몰라서 출처를 명확히 밝힐 수 없음을 양해부탁드립니다.

 

먼저 학교로 부터 제출받은 공문을 검색해서 다운을 받아야합니다. 매크로에서는 교번순으로 파일명을 바꿀 수 있는데요~ 파일명을 바꿀려면 학교명이 앞으로 오도록 저장을 해야합니다.

 

접수한문서로 이동합니다.

해당 공문의 키워드를 입력하고, 검색 기간을 설정하고, 저장할 문서를 선택합니다.

그리고 저장을 클릭합니다. 저장 옵션을 아래와 같이 설정합니다. 그렇다면 학교별로 제출된 공문 중 본문을 제외하고 첨부파일만 저장이 됩니다. 두번째 옵션을 선택한 이유는 매크로에서 교

번순으로 이름을 바꿀때 제일 앞 학교명을 인식해서 교번을 부여하기 때문입니다. 첫번째로 설정하시면 교번 자동 변경이 이루어지지 않습니다. 엑셀파일, 한글파일, pdf 파일 등 다양한 파일의 교번부여가 가능하니 단순 파일명을 수정할때도 유용합니다.

이제 첨부된 아래 엑셀 매크로를 실행합니다.

엑셀매크로(공문수합)-예시.xlsm
0.24MB

파일 실행 후 하단의 탭을 살펴보면  행모으기, 합계모으기, 셀병합하기, 파일명바꾸기, 교번부여 탭이 보입니다.

제일먼저 교번부여 탭을 선택합니다. 근무하시는 지역의 학교명과 교번을 입력해주시면 됩니다.

여기에 입력된 교번과 학교명을 바탕으로 파일명 바꾸기가 진행이 됩니다.

 

그렇다면 매크로를 실행해볼까요? 

엑셀 상단 보기 > 매크로 > 매크로보기 클릭

활용하시려는 매크로를 선택하고 실행을 클릭

먼저 파일명을 바꿔야하니 저는 파일명바꾸기_옵션을 선택했습니다. 간단보다는 옵션이 기능이 더 많아서 주로 활용합니다.

파일 선택을 클릭하여 다운받은 폴더를 선택합니다.

유형을 클릭하여 엑셀 이외의  첨부파일과 구분되도록 설정해주신 후 , 처음 파일과 마지막 파일을 shitf를 눌러서 선택 후 열기를 클릭합니다.

저는 이름뒷부분을 제거하고(1), 새로운 뒷이름을 붙였습니다. 그리고 교번 붙이기도 클릭했습니다. 변경후 파일이름을 확인하고 하단의 선택 파일 이름 바꾸기를 하면 한번에 수정이 됩니다. 엑셀 이외의 파일도 이름 변경이 가능합니다.

다음으로는 학교별로 수합된 엑셀 내용을 수합하는 '행모으기'를 실행하여 붙임파일을 완성하도록 하겠습니다.

매크로는 기본적으로 학교별로 제출된 파일의 시트명과, 행이 동일해야 오류없이 수합이 됩니다.

예를 들어 학교별로 수합된 파일의 행이 다를 경우 일부 학교의 자료가 오류로 수합이 되지 않습니다. 그래서 저는 파일을 열어서 행이 맞는지 확인을 해 둡니다. 아래 파일의 경우 7행에 입력된 데이터가 수합이 되는데.. 8행또는 6행에 입력이 된경우 동일한 7행으로 수정이 필요합니다. 학교별로 공무을 보내실때 서식 수정을 하지말라고 하는 이유도 여기에 있습니다. ^^;

행에 대한 확인이 다 되었다면 행모으기를 해보겠습니다. 행모으기는 학교 교번 제일 뒷파일을 실행해서 처리하시면 편리합니다. 쌓이는 구조로 행이 수합되어서 첫번째 교번으로 실행하면 마지막에 행편집을 추가로 해주셔야합니다.

엑셀 매크로가 실행된 상태에서 제일 마지막 교번 학교 파일을 열어주시고, 해당학교 엑셀파일 메뉴의 보기 > 매크로 > 매크로보기 > 행모으기 실행.

기준 셀을 선택하고 파일선택 클릭

제일 마지막 학교를 제외하고 shift를 눌러서 전체 선택합니다.

작업완료 팝업이 생성되면서 수합이 완료됩니다. 

 

엑셀 매크로를 활용해서 수합에 대한 시간을 줄이시길 바랍니다.

 

https://gyo6.pe.kr/42

 

pdf 서류를 하나로 합치기[feat. 한글 오피스 PDF 2018 활용]

안녕하세요~ 오늘은 pdf 파일을 합치는 내용을 적어보려고 합니다. 교육전문직으로 수행해야하는 업무 중 큰 비중을 차지하는 공문 수합에서 pdf 파일을 합해야하는 경우가 있습니다. 이럴 경우

gyo6.pe.kr

 

이번 포스팅은 예전에 올렸던 합치기에 이어 분할하기에 대한 내용입니다.

공문서를 학교별로 접수 받다보면 pdf파일을 하나로 합쳐서 보낸 경우가 많습니다. 대부분 교무실 복합기에서 스캔을 한번에 하기때문인데요~ 도교육청으로 제출할때 문서 종류별로 pdf 파일을 묶을려면 출력후 스캔하는 아주 비효율적인 단계로 일을 처리하는 경우도 발생할 수 있습니다.

 

민감정보를 다루기때문에 클라우드 기반 편집도구는 제외하고 매년 경북교육청에서 라이선스를 제공하는 한글오피스 프로그램 중 한pdf를 활용합니다.

설치는 위 링크를 클릭하면 방법이 나와있습니다.  매년 라이선스가 갱신되니 소속 기관에 문의하셔서 설치 키를 받으시면 되구요~

K-에듀파인 자료실에 odt 및 한컴오피스 설치방법이 안내되어 있기도 합니다(22.1.10.기준)

 

실제 사례를 살펴보겠습니다.

과학의 날 우수 어린이를 학교별로 추천하는 공문이 접수되어 있네요. 도에 제출할때는 추천서 따로, 동의서 따로 묶어야 합니다. 하지만 학교별로 하나의 파일로 보낸 곳이 대부분이네요! 

그렇다면 파일 처리는 

1. 합쳐진 파일에서 동의서와 추천서를 분리하기

2. 분리된  파일을 하나로 합치기

 

이전 포스팅에서 살펴본 합치기는 제외하고, 분리하기를 살펴볼게요~

 

 

분할 해야할 파일 우클릭 > 연결프로그램 > pdf 2018을 선택합니다. 대부분 adobe acrobat reader가 기본으로 설정되어 있는 경우가 많아서 이와 같이 별도로 열어줍니다. 더블클릭을 하면 기본프로그램으로 연결되니 참고해주세요.

 

하나의 파일로 스캔된 추천서와 동의서가 보이네요~ 총 2쪽입니다.

추출하고자하는 쪽 미리보기 페이지에 마우스를 위치하고 우클릭을 선택합니다. 그리고 선택한 쪽 추출하기 클릭~

그리고 추출할 페이지를 확인후 확인을 클릭합니다. 여기서 두쪽 이상의 페이지를 추출하려면 일부분에 해당 쪽을 입력하면 됩니다. 예를 들어 총 10쪽의 문서 중 표지(1쪽)를 제외하고 추출할 경우 2-10으로 입력하면 됩니다. 여기서는 1쪽만 추출하면 되니 바로 확인을 클릭합니다.

그러면 4~5초 뒤 새문서로 해당 페이지만 추출 된 것을 확인할 수 있습니다.

 

다른이름으로 저장 > 추천서를 저장할 폴더에 저장하면 됩니다. 이 과정을 학교수 만큼 반복해서 추천서를 다 모았다면 이전 포스팅에서 살펴본 합치기를 진행하면 됩니다.

교번순으로 정리된 파일이죠? 저는 매크로로 교번순으로 자동으로 파일명을 바꾸는데요~ 추후 포스팅에서 매크로 프로그램도 소개를 해드리겠습니다.

1번 파일을 우클릭 > pdf 2018로 실행합니다.

도구 > pdf 병합을 클릭합니다.

더하기를 클릭해서 저장해둔 추천서를 선택합니다. 교번순으로 정리한 이유는 파일을 불러올때 순서대로 불러와지기때문입니다.  두번째 파일 부터 마지막 파일까지 쉬프트를 누르고 선택하면 전체가 선택됩니다.

순서대로 불러와 진 모습입니다. 만약 순서조정이 필요하다면 파일을 선택 후 화살표 위, 아래로 조정하시면 됩니다. 순서를 확인하셨다면 병합을 클릭합니다.

하나로 불러와 진 모습입니다. 파일> 다른이름으로 저장하셔서 공문으로 제출하시면 됩니다.

오늘도 소소한 시간을 아껴서 칼퇴하시길 바랍니다.

 

안녕하세요~

오늘은 '일괄기안'에 대해서 살펴보겠습니다.

일괄기안은 관련성 있는 2개 이상의 안건을 동시에 기안하고, 상신하는 것을 말합니다.

따로 기안을 하고, 승인을 받는 것보다 시간을 아낄 수 있습니다.

 

예를 들면, 교내 연수 결과에 대한 내부결재와, 지역청에 그 결과를 발송해야하는 경우 일괄기안으로 한번에 처리가 가능한 것이죠.

 

그럼 업무관리에서 적용하는 방법을 살펴보겠습니다.

 

기안문 표준서식을 클릭하여 제목 및 결재 경로를 입력하고 1안의 내부결재 본문을 작성합니다. 그리고 '안추가'를 클릭하여 2안 대외 발송 문서를 작성하면 됩니다.

 

안추가를 클릭 할 경우 1안의 내용이 그대로 반영되어 적용됩니다. 내부결재의 내용과 동일한 내용을 발송할 경우 별도 수정이 필요하지는 않지만, 대부분의 기안은 문구를 일부 수정하여 발송하여야 합니다. 또는 교육청 또는 교육지원청에서 보고 서식으로 제출을 요구하는 경우에 해당 서식에 연수 내용을 정리해서 첨부파일을 추가해야하는 경우도 있습니다. 내용이 다소 다르더라도 문제는 없습니다. 일괄 기안의 의미에서 살펴보았는 것 처럼 '관련성이 있는 경우'는 일괄 기안이 가능하기 때문입니다.

 

'안추가'를 클릭한 문서의 결재정보 및 본문 탭을 살펴보면 1안과 2안으로 구분하여 보이는 것을 확인할 수 있습니다.

만약 추가로 3안이 필요할 경우 안추가를 추가할 수 있습니다.

이럴 경우 1, 2안이 있으므로, 복사하려는 안을 선택하는 팝업창이 생성됩니다. 선택하면 해당 본문이 복사되어 3안이 생성됩니다.

작성이 다 되었다면 '결재올림'을 클릭하여 상신하면 됩니다.

 

결재자의 경우 1안과 2안을 다 확인해야 결재가 가능합니다. 간혹 잘 사용하지 않는 기관의 경우 구두로 말씀드리면 결재가 원활합니다. ^^

 

 

  1. 익명 2021.09.30 15:54

    비밀댓글입니다

    • 교육스타 2021.10.07 16:27 신고

      네 안추가라는 것은 별도의 공문으로 작성하는 것이랑 같습니다. 첨부파일 별도로 추가, 삭제가능하고, 본문 수정도 가능합니다. 단 결재라인은 동일합니다. ^^

    • 익명 2022.01.14 10:40

      비밀댓글입니다

안녕하세요~

공문서 깨알팁이 반응이 좋아서 소소한 거지만 공유해보려고 합니다.

이번에는 수신자를 지정해서 공문을 보내는 경우 결재가 완료된 이후 자동발송되는 방법을 안내드립니다.

 

보통 각 기관별로 문서 담당자가 외부로 발송되는 공문을 일일이 발송처리를 하게 됩니다. 또는 기안한 당사자가 발송을 해도 됩니다만.. 수업이나 업무를 보다보면 깜빡하는 경우가 있습니다.

 

이럴 경우 애초에 발송 보류를 해야하는 중요한 공문이 아닌이상 바로 자동발송을 설정할 수 있습니다.

 

바로 시행종류 옆 자동발송을 체크하면, 결재라인의 최종 결재권자가 결재를 하는 순간 자동으로 수신자로 발송하게 됩니다.

자동발송은 건단위로 가능하며, 일괄기안 또는 일괄 결재는 지원이 되지 않는다는 안내가 뜹니다. 일괄기안에 대해서는 추후 안내드리겠습니다. 일반적으로는 거의 사용하지 않는 기능이라 확인을 눌러줍니다.

다음으로 자동발송 시 관인선택 화면이 나옵니다. 학교장 또는 기관장이 기본값으로 설정되어 있습니다. 확인을 클릭합니다.

 

교무행정사님께 부탁을 하거나 내가 다시 공문서를 발송하기 위하여 결재현황을 조회할 필요가 없습니다.

자동발송이 설정 된 경우 문서 진행에서 해당 공문 제목을 클릭하면 시행정보란에서 확인이 가능합니다.

 

여기서도 1분은 아낄 수 있겠죠?

 

 

교육청 또는 지역교육청에서 회신을 요청하는 공문이  많이 수신됩니다. 

이럴경우 보통 문서번호를 기록해서 회신 공문에 근거로 입력하게 됩니다.

그런데 시행번호를 바로 회신 문서로 입력할 수 있는 기능이 있습니다.

회신하고자 하는 공문의 상단 회신을 클릭하면 됩니다. 

의견은 입력하지 않고 확인을 클릭해도 다음 단계로 이동합니다.

그러면 서식 종류를 선택하는 팝업창이 생성됩니다. 기안시 공용서식 선택화면과 유사합니다. 서식 종류를 선택하고 확인을 클릭합니다.

그러면 기안문서에 관련 및 이전공문의 발신처가 수신처로 자동으로 입력되어져 있는 모습을 볼 수 있습니다.

또한 관련정보에 근거가 되는 이전 공문 명이 표시되고, 클릭하면 이전 공문이 열리면서 내용을 확인할 수 있습니다. 간단히 본문을 입력하고, 임시저장(2)을 클릭해두면 추후 학교별 수합이 완료되면 바로 발송할 수 있습니다. 제목의 [회신]은 잘 사용하지 않으니 제목에서 삭제 가능합니다. 

 

조금이라도 공문 작성시 시간을 줄일 수 있을 것 같아서 공유드립니다. 

  1. 아호 2021.07.16 22:37

    와 정말 꿀팁이네요! 감사합니다~

  2. 대박 2021.07.17 09:42

    정말좋네요 이때껏 몰랐어요

    • 교육스타 2021.07.20 11:08 신고

      네 의외로 잘 모르시더라구요..^^ 관련 문서 클릭해서 바로보는 기능을 저는 잘 활용해요!!

  3. 끼르페디엄 2021.07.18 04:58

    좋은데요

  4. 쩐쌤 2021.07.29 11:34

    와우~~좋은 정보 감사합니다^^

추경 예산을 신청하는 방법을 살펴보겠습니다.

업무처리 흐름은 아래와 같습니다.

보통 도에서 추경설정을 하면 지역청 예산 담당 주무관님이 추경자료 에듀파인 예산입력을 요청합니다. 아마 이전에 한글파일 및 엑셀파일로 사업계획서를 제출하였고, 그 파일 내용을 그대로 입력해주시면 됩니다.

재정사업관리 > 사업담당재정관리 > 예산관리 > 예산편성 > 사업관리카드로 이동합니다. 그리고 편성할 예산의 과제카드번호를 클릭합니다.

 

추경예산(신규 신청)을 클릭합니다.

기존 편성된 예산 내역이 보입니다. 새로운 예산항목이 있을 경우 제일 하단 행에서 마우스 우클릭 후 행추가를 선택합니다.

추가된 행에 사업 항목을 입력하고 원가통계비목을 검색 및 선택하고 하단의 확인을 클릭합니다.

상세내역은 교육지원청을 선택합니다.(소속 부서에 맞게 선택)

2021년도 최종요구란의 산출 기초를 입력합니다. X는 *특수기로를 사용해도 자동변환됩니다. 사업 계획서의 내용을 다 입력하셨다면 저장을 클릭합니다. 

만약 사업항목에 상위 트리를 추가해야할 경우 다음과 같이 입력하시고 하위 사업항목을 입력하시면 됩니다.

그럼 아래와 같이 상위트리 및 하위 항목 입력이 가능합니다.

목록으로 나와서 우상단의 제출을 클릭하면 예산 담당자에게 제출됩니다.

만약 수정사항이 있다면 제출취소 후 초기화를 클릭하고 다시 위 단계를 수행하면 됩니다.

 

 

2021년 6월 기준 인터넷익스플로러를 실행하였는데도 엣지가 열려서 공문접속이 안된다는 요청을 많이 받습니다.

이 증상이  발생하는 주요 원인은 2022년 지원이 중단되는 익스플로러로 외부 링크를 클릭할 때 '엣지' 전환을 유도하는 문구가 생성되고, 이를 확인시 더이상 익스플로러가 우선 실행되지 않습니다.

심지어 익스플로러 아이콘을 눌러서 실행해도 엣지가 열리는 당황스러운 상황에 쳐해집니다.

물론 K에듀파인은 엣지 및 크롬에서 정상 접속이 가능합니다. 그러나 소소한 오류도 있고, 웹뷰 자체의 해상도 일부 오류도 있습니다.

 

가장 큰 문제는 재택으로 접속할 경우 원격접속 메인페이지 접속이 안된다는 점입니다.

따라서 원래대로 익스플로러를 클릭할때 엣지로 전환되지 않고 익스플로러가 실행되도록 설정을 돌리는 방법을 안내드립니다.

 

바탕화면 우측 하단 시작 > 설정을 클릭

 

앱 클릭

선택적 기능 클릭

인터넷 익스플로러 클릭 후 제거 클릭

10초 후 제거됨 확인 > 재부팅

 

재부팅이 완료되면 다시 선택적 기능 메뉴로 들어가서 기능추가를 클릭

1분 정도 뒤 설치 완료, 이후 다시 재부팅

 

이제 엣지 브라우져를 실행합니다.

 

우측 상단 점 세개 클릭

설정 클릭

기본 브라우저 > internet explorer를 사용하여 microsoft edge에서 사이트를 열어보세요 > 안함 선택.

 

이후 엣지 창을 닫고 인터넷 익스플로러를 실행하시면 원래대로 돌아간 것을 알 수 있습니다.

 

오늘도 소소한 시간을 줄이셔서 칼퇴근 하시길 기원합니다.

 

  1. 유크리스틴 2021.07.15 08:44

    너무 감사해요. 딱 제 상황이었는데 해결괬어요.

K에듀파인이 2020년도부터 적용되면서, 이전 업무관리시스템으로 생산한 공문을 확인하기 어려워졌습니다. 하지만 '기록관리'메뉴를 이용하면 검색이 가능합니다.

 

먼저 업무포털 > 기록관리 메뉴를 클릭하여 접속합니다.

기록관리시스템 메인화면입니다.  검색,활용 > 검색 매뉴를 클릭합니다. 

먼저 이전 기관에서 제가 작성한 문서를 찾아보겠습니다. 이때는 '행위자별 기록물건'메뉴를 이용하면 검색이 쉽습니다.

 

이전 기관 문서를 찾아보기 위해서  해당학교가 소속된 지역교육청을 선택합니다.

처리부서 찾기를 클릭하고 근무지를 검색하고, 선택합니다. 현존유무를 살펴보고 현존하는 기관을 선택하시면 됩니다. 

 

기안자(필수입력) 성명과 검색 기간을 설정하고 검색을 클릭하세요.(K에듀파인 도입 이전 시기까지 검색 가능)

검색 조건에 맞는 공문 제목이 조회됩니다. 이 중 찾는 문서제목을 클릭합니다.

다운받기 원하는 첨부파일을 클릭합니다.

전용 뷰어가 열리면서 파일을 확인하거나, 저장할 수 있습니다.

특정 기관의 문서를 검색하기 위해서는 기간별 기록물건메뉴를 활용하여 처리부서, 건제목, 생산일자 조건을 설정후 검색하시면 됩니다.

두 가지 방법 중 편리한 방법을 활용하시면 됩니다.

감사합니다.

안녕하세요~

오늘은 pdf 파일을 합치는 내용을 적어보려고 합니다.

교육전문직으로 수행해야하는 업무 중 큰 비중을 차지하는 공문 수합에서 pdf 파일을 합해야하는 경우가 있습니다. 이럴 경우 웹탑재를 하는 smallpdf.com을 활용하는 경우도 있으나, 민감정보가 포함된 파일을 클라우드에 탑재하여 작업하는 것은 정보보안상 위험한 일이기도 합니다.

 

이럴 경우 교육청에서 배포하는 설치용 프로그램인 한글오피스에 포함된 pdf 2018을 활용하시면 됩니다.

 

먼저 합쳐야할 pdf파일 중 하나를 우클릭해서 연결 프로그램을 pdf 2018로 설정합니다. 대부분 adobe pdf가 기본으로 설정되어 있으니 아래 사진처럼 실행하시면 됩니다.

만약 pdf 2018이 보이지 않으신다면 최신 한글오피스를 설치하시면 됩니다.

아래 사이트 접속 후 각 기관으로 안내된 비밀번호를 넣고 로그인 하시면 됩니다.

odt.hancom.com

 

한글과컴퓨터 | 교육청 한ODT 편집기 다운로드

비밀번호를 입력해주세요.

odt.hancom.com

비밀번호를 넣고 로그인 후 한컴오피스를 다운 후 설치하시면 됩니다. 매년 라이선스가 변동되므로, 소속 기관의 정보담당자에게 설치 키를 받으실 수 있습니다.

 

pdf 파일이 하나 열렸습니다. 이제 합쳐야할 pdf파일을 불러오면 됩니다.

 

병합 할 파일을 불러옵니다.

만약 더 합칠 파일이 있다면 이전 단계를 반복하시면 됩니다.

파일 순서 까지 화살표로 조정후 병합을 클릭하면 하나의 pdf파일로 합쳐지게 됩니다.

다음편에는 여러 pdf 중 필요한 부분을 저장하는 방법을 알아보겠습니다. :D

 

교육전문직으로 전직한지 2개월째, 아직도 학교현장과는 많이 다른 시스템에 적응중입니다. 

 

오늘은 일주일 전 관내  초중고로 발송한 공문이 초등학교에 접수되지 않았다는 연락을 받았습니다. 순간 수신자 설정이 누락되었다고 직감했습니다. 먼저 수신정보를 확인해 봅니다. 

 

내문서함 > 기안한 문서> 목록에서 문서 확인 후 선택 > 문서정보 클릭

발송정보를 클릭하면 수신된 내역이 보이며, 발송상세목록을 클릭하면 팝업창으로 확인이 가능합니다. 확인해보니 초등학교 그룹이 누락되었습니다.......

 

다시 기안을 하실 필요없이 기존 결재된 문서를 추가재발송을 누락된 수신그룹을 대상으로 수행하시면 됩니다. 

해당 기안문 제목을 다시 클릭하셔서 기안문 화면 상단의 추가재발송 요청을 클릭합니다.

생성되는 팝업창에서 누락된 수신자를 추가하시면 됩니다. 기존 정상 발송된 수신자는 등록하지 않으셔도 됩니다. 

 

이제 승인자 추가입니다. 교육지원청별로 위임전결규정이 있을텐데요..아마 추가재발송에 대한 기준은 대부분 없을 것이라고 생각됩니다. 기존 문서에 수정이 되지 않은 채 추가 발송되는 부분이라..과감하게 셀프 결재로 처리했습니다.(이부분은 확인후 기관에 맞게 결재라인 설정하시길 추천)

이후 결재 문서 목록에 해당 문서가 보이며, 문서처리를 완료하면 자동으로 발송이 됩니다. 

저와 비슷한 경우가 있으시면 당황하지 마시고 '추가재발송요청'을 클릭하세요.

 

공문서 작성시 두번, 세번 꼼꼼히 확인하자라는 다짐으로 하루를 시작합니다. :D

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