수신그룹 일괄 등록하기

지역교육청에서 연수원으로 자리를 옮기고 나니, 공문 발송 수신처가 도내로 확대되었습니다. 

도에서 연수 희망을 받고, 해당 학교로 통보 공문을 보내는 일이 잦아졌습니다.

이때 해당 학교를 수백교를 찍는 일도 발생합니다.

이때 손쉽게 일괄 등록하는 방법을 공유합니다.

 

step 1. 나이스 기관 코드 확인하기

수신처 일괄 등록 첫번째 작업으로 수신처 기관 코드를 파악하는 단계입니다.

이 단계를 제외하고, 바로 k에듀파인 수신그룹을 검색해서 추가해도 되지만, 시간을 더 절약하는 방법으로 본 단계를 추천드립니다.

제가 소속된 연수원에서 다른 연구사님이 보내주신 기관별 코드가 정리된 엑셀파일입니다. 

학교목록이라는 시트에 기관명 및 코드가 정리되어 있습니다.

본 시트의 기관명을 VLOOKUP 함수로 찾아서 기관코드를 출력하는 시트로 구성됩니다.

물론 학교목록시트에 신설교가 반영이 안되어 있다면, 도교육청 나이스 담당 주무관님께 최신 기관 코드를 받은 후 추가하시면 됩니다. 유치원의 경우 병설유치원은 초등학교명으로 입력하시면 됩니다. 공문이 초등학교로 접수되기때문입니다.

기관코드는 보안이 필요해서 본 블로그에 올리지는 못하는 점 양해부탁드립니다.(파일명 1. 수신그룹일괄등록(자료))

 

수합한 공문 수신처 기관명을 붙여넣기하면 다음과 같이 한번에 코드를 생성할 수 있습니다. 유의할점은 '○ ○초등학교' 형식으로 입력해야합니다.

 

 위와 같이 동명의 학교가 있을 경우 지역청 명을 1번  칸에 입력하면 해당 학교의 정보가 입력됩니다.

만약 빨간색 오류없이 비어있는 경우는 리스트에 없는 학교이므로, 신설교일 가능성이 높습니다. 이 경우 도교육청 나이스 담당 주무관님께 신설교 리스트를 받아서 추가하시면 됩니다.(파일명: 업무조직목록.xlsx)

step 2. 개인수신그룹 추가하기

 

개인 인증서로 k에듀파인에 로그인합니다. 우측 상단 개인설정 > 개인수신그룹관리 > 일괄등록을 클릭합니다.

파일양식받기를 클릭하여, step1에서 작업한 파일을 서식에 맞게 편집해줍니다.

수신그룹명으로 등록할 내용을 1에 입력, step1에서 자동으로 찾은 수신기관 코드 및 수신기관명을 복사 붙여넣기 합니다.

나머지는 아래 이미지와 같이 입력하시면 됩니다. 수신그룹등록교육청은 제일 상위트리 교육청코드입니다.(경북의 경우 조직명: 경상북도교육청, 코드는 ~~~~01)

저장을 하셨다면, 일괄 등록 > 찾아보기를 해주시면 됩니다.

좀전에 저장한 일괄등록 파일을 선택하고 저장합니다.

개인수신그룹이 반영된 것을 확인할 수 있습니다. 꼭 잊지마시고, 반영을 선택해서 수신그룹에 조회되도록 처리합니다.

 

공문을 기안할 때 수신자 지정을 클릭 후 개인수신 그룹 목록에서 방금 반영한 내역이 확인됩니다.

혹시나..수신처를 누락했다면..이전 포스팅 참고하셔서 추가발송하시면 되겠죠?

https://gyo6.pe.kr/41 

수신자를 누락하고 공문이 발송 되었을 때 대처 방안

 

오늘도 즐거운 하루 보내세요. :D