office 365 활용 실시간 행사 참여자 조사하기

경상북도교육청에서는 모든 교직원들에게 office365 계정을 지원하고 있습니다. 매년 3월 경 기관으로 공문이 발송되고 있으며, 해당 공문의 붙임파일에 office365 계정생성시 필요한 라이선스 키를 안내하고 있습니다.

 

office 365? 서비스란?

MS 워드, 엑셀, 파워포인트 등을 온라인으로 접속해서 이용할 수 있는 서비스입니다.

 

어디서 가입하나요?

경상북도교육청 계정 생성은 다음 주소로 접속하셔서 진행하면 됩니다. 인증키는 앞에서 안내한 공문의 붙임 파일에서 교직원용으로 입력하시면 됩니다.(경북교육청 소속 학교에 재학중인 학생도 학생용 키를 넣으면 사용이 가능합니다.>> 학교에서 별도 안내함)

https://365.gyo6.net/

교직원 계정생성을 클릭하고, 개인정보 수집 및 이용 동의를 진행합니다.

인증코드 및 소속 기관을 검색합니다. 세부 기관이 검색되지 않으면 경상북도교육청을 선택하셔도 됩니다.

휴대전화로 본인확인 후 사용하실 계정을 입려하시고, 보조이메일(비번 찾기용) 입력 > 확인을 누르면 계정이 생성됩니다.

여기서 생성한 계정(****@365.gyo6.net)이 웹 office365사용시 활용되는 계정입니다. 꼭 메모해두세요.

 

접속하기

 

계정생성이 완료되었으니 내 계정으로 직접 접속해보겠습니다.

접속방법은 가입페이지(https://365.gyo6.net/) 의 하단 office365 시작하기를 클릭하시거나 주소(office.com)를 바로 입력하시면 됩니다.

 

가입하실때 넣은 아이디 및 비밀번호를 입력하면 코파일럿 대화창으로 이동합니다.

우측 하단 앱을 눌러 참석자 수합에 사용될 웹 엑셀로 이동합니다.

 

웹 엑셀 사용하여 참석자 파일 만들기

 

웹 엑셀로 접속한 화면입니다. 기존의 엑셀 파일을 업로드하거나, 새롭게 만들 수 있습니다.

저는 기존에 보관중인 부서원 명단을 업로드하겠습니다.

 

업로드 된 명단입니다. PC 용 엑셀과 거의 동일한 레이아웃입니다.

참석여부 목록 이용 드롭다운 만들기

참석여부를 확인하기 위하여 드롭다운 버튼을 만들어서 미입력, 참석, 불참을 표시해보겠습니다.

미입력을 입력하는 이유는 불참인지, 입력을 안한건지 구분이 어렵기 때문입니다.

 

1. 드롭다운을 만들 셀 하나를 선택

2. 데이터 > 데이터 유효성 검사 선택

3. 허용 옵션 중 목록 선택

4. 드롭다운에 표시될 내용 쉼표로 구분하여 입력(미선택, ○, ×)

     - 동그라미 특수문자는 ㅁ + 한자키, 가위표 특수문자는 ㄷ + 한자키를 누르시면 쉽게 입력 가능

5. 적용 클릭

 

참석여부 셀에 드롭다운 옵션이 나타난 것을 확인할 수 있습니다. 미선택을 입력하고 하단까지 드레그합니다.

 

모든 구성원들 참석여부에 드롭다운 메뉴 중 미선택으로 표시가 되었습니다.

 

합계는 각 부서별로 countif 함수를 사용하여 참석(o) 개수를 카운트한 셀을 합해서 설정하시고, 참석률은 참석카운트 수를 전체 구성원으로 나눠서 백분율로 표시하게 하면 됩니다.

 

이상태에서 공유를 해도 되지만, 사용이 처음인 부서는 행을 삭제하거나 텍스트를 바꿔버리는 경우가 있어서 입력범위(참석여부, 비고)만 제외하고 편집이 되지 않도록 시트보호 옵션을 설정하겠습니다.

 

시트 보호 설정하기

 

시트보호 옵션은 동시 작업 중 자료 손실을 막기위한 최소한의 장치입니다. 공유 작업을 하실때 설정하시길 권장합니다.

검토 > 보호 > 보호관리 클릭

 

1. 시트보호 켬

2~3 입력이 가능한(잠금 해제) 범위를 드레그(Ctrl 누르고 복수 영역 한번에 지정 가능)

4. 저장 클릭

정상적으로 저장이 되었는지 확인이 가능합니다. 만약 수정이 필요하면 우측 점 세개를 눌러서 편집을 하셔도 됩니다.

시트에 허용할 작업에 대한 옵션을 확인할 수 있습니다. 입력만 가능하도록 제일 위 메뉴 두개만 설정합니다.

 

 

시트보호가 활성화 되었으므로, 위 허용된 셀 입력을 제외한 작업을 하는 경우 다음과 같은 메시지가 뜨면서 작업이 되지 않습니다.

 

공동 작업자에게 공유하기

이제 작성한 엑셀파일을 공유하여 동시 입력을 진행하면 됩니다.

우측 상단 공유 > 링크복사를 클릭합니다.

 

링크가 클립보드로 복사됩니다. 붙여 넣기 전에 설정을 클릭하여 공유 세부 옵션을 확인합니다.

누구나, 편집가능 옵션이 설정되어 있어야 PC에서 로그인 하지 않고 바로 입력이 가능합니다.

만약 입력 기한이 필요하다면 만료 날짜 설정에서 해당 일자를 넣어주시면 됩니다.

보안이 필요한 경우 암호설정도 가능합니다.

 

메신져로 해당링크를 붙여넣어보니 너무 긴 주소입니다. 메신져로 접속이 다 가능하면 길어도 문제는 없지만, 외부에 있는 직원의 경우 짧은 접속주소를 제공하면 더 빠른 작업이 가능해보입니다.

 

단축 URL 서비스 사용하여 맞춤 주소 생성하기

긴 URL을 짧게 만들어주는 서비스는 다양하기 때문에 주로 사용하는 서비스를 활용하시면 됩니다.

저는 예전부터 bitly.com 사이트를 사용하였기에 해당 사이트 예시를 첨부합니다.

 

https://app.bitly.com/ 사이트에 접속합니다. 처음 접속하시는 경우 회원가입을 진행합니다.(단축URL은 무료 회원도 생성 가능)

로그인 후 Creat new > Shorten a link를 클릭합니다.

 

1. 웹 엑셀에서 복사한 공유 링크 붙여넣기

2. 원하는 단축 주소 입력하기(저는 sample-2026을 입력했습니다. 전체 주소가 bit.ly/sample-2026으로 짧아졌습니다. 중복될 경우 중복된다는 메시지가 뜨면서 수정을 해야할 수도 있습니다.)

3. 생성하기 클릭

 

생성이 완료되어 주소가 짧게 적용이 되었습니다. 복사하여 공유하면 됩니다.

단순 수합은 이 도구를 활용하면 어렵지 않게 가능합니다. 

수합되는 시간동안 다른 일을 해 두시면 칼퇴가 가능합니다~ :D