새물내 솔솔

지난 글에서는 교육청·연수원 업무에서 반복되는 일을 AI Agent로 줄이는 방법을 살펴보았습니다. 일정 확인, 안내문 초안, 자료 취합, 누락 점검처럼 매번 비슷하게 반복되는 일은 작은 자동화만으로도 체감이 컸습니다. 이번 글에서는 시선을 학교 현장으로 옮겨 보려고 합니다.

학교에서 교사의 하루는 수업으로 설명되지만, 실제로는 수업 앞뒤에 붙어 있는 준비와 정리 시간이 훨씬 큽니다. 교과서와 교육과정을 확인하고, 활동지를 만들고, 학생 수준을 떠올리고, 평가와 피드백을 준비하고, 수업 후에는 결과를 다시 정리합니다. 이 과정은 겉으로 잘 보이지 않지만 수업의 질을 좌우합니다.

AI Agent가 이 영역에 들어온다면 어디까지 도울 수 있을까요. 저는 AI가 수업을 대신한다고 보지는 않습니다. 수업은 교실의 공기, 학생의 표정, 교사의 판단이 함께 움직이는 일이기 때문입니다. 다만 AI Agent는 수업 준비 과정에서 흩어진 자료를 모으고, 초안을 만들고, 빠진 부분을 점검하는 보조 역할을 꽤 잘할 수 있습니다.

1. 수업 준비는 ‘자료 만들기’보다 넓은 일이다

수업 준비라고 하면 흔히 PPT나 활동지를 떠올립니다. 물론 자료 제작도 중요합니다. 하지만 실제 교사가 하는 수업 준비의 범위는 훨씬 넓습니다. 오늘 배울 성취기준을 확인하고, 지난 시간 학생들이 어려워한 지점을 떠올리고, 어떤 질문으로 시작할지 고민하고, 활동 시간과 정리 시간을 배분합니다. 평가와 피드백까지 생각하면 준비 범위는 더 넓어집니다.

AI 도구를 수업 자료 제작 도구로만 쓰면 금방 한계가 보입니다. 예쁜 활동지나 긴 설명문은 만들어 주지만, 우리 반 학생들에게 맞는지, 오늘 수업 시간에 실제로 적용 가능한지, 교사가 의도한 배움으로 이어지는지는 별개의 문제입니다. 그래서 AI Agent를 수업 준비에 쓸 때는 “자료 하나 만들어 줘”보다 “수업 준비 흐름을 함께 점검해 줘”에 가깝게 접근하는 것이 좋습니다.

예를 들어 이렇게 요청할 수 있습니다.

> 초등 5학년 사회 수업을 준비하고 있어. 오늘 성취기준은 지역 문제 해결 과정 이해이고, 지난 시간에는 학생들이 원인과 해결 방안을 구분하는 것을 어려워했어. 40분 수업 흐름을 도입-전개-정리로 나누고, 학생 질문 5개와 모둠 활동 아이디어를 함께 제안해 줘.

이 요청은 단순 자료 생성보다 수업 설계에 가깝습니다. AI Agent는 교사의 맥락을 듣고 수업 흐름, 질문, 활동, 점검 포인트를 한 번에 정리해 줄 수 있습니다. 교사는 그 결과를 그대로 쓰는 것이 아니라 우리 반 상황에 맞게 덜어내고 고칩니다.

2. AI Agent는 성취기준과 활동 사이를 연결하는 데 도움이 된다

수업 준비에서 자주 어려운 지점은 성취기준을 실제 활동으로 바꾸는 부분입니다. 문서에 적힌 성취기준은 추상적이고, 교실 활동은 구체적이어야 합니다. 이 사이를 교사가 계속 번역해야 합니다.

AI Agent에게 성취기준을 주고 “학생이 실제로 무엇을 하면 이 기준에 도달했다고 볼 수 있는지”를 묻는 방식은 꽤 유용합니다. 예를 들어 설명 듣기, 사례 분류하기, 자료 해석하기, 의견 쓰기, 친구와 비교하기 같은 활동 후보를 뽑아 볼 수 있습니다.

> 이 성취기준을 바탕으로 학생 활동 3가지를 제안해 줘. 각각 활동 목표, 교사 발문, 예상 학생 반응, 짧은 평가 방법을 포함해 줘. 활동은 40분 수업 안에서 가능해야 해.

이렇게 요청하면 AI Agent는 활동의 모양만이 아니라 발문과 평가까지 함께 제안합니다. 교사는 그중에서 과한 부분을 줄이고, 학생 수준에 맞게 문장을 바꿀 수 있습니다. 특히 신규 교사나 새로운 학년을 맡은 교사에게는 빈 화면 앞에서 시작하는 부담을 줄여 주는 효과가 있습니다.

물론 성취기준 해석은 교사의 전문성이 필요합니다. AI가 제안한 활동이 교육과정 의도와 어긋나거나 지나치게 단순할 수도 있습니다. 그래서 AI Agent의 역할은 정답 제공이 아니라 후보 생성과 점검입니다. 여러 후보를 빠르게 받아 보고, 교사가 선택하는 구조가 안전합니다.

3. 수준별 지원은 ‘한 번 더 설명하기’에서 시작할 수 있다

수업 준비에서 교사가 늘 고민하는 것은 학생 간 차이입니다. 같은 내용을 설명해도 어떤 학생은 금방 이해하고, 어떤 학생은 예시가 더 필요합니다. 또 어떤 학생은 글로 표현하기를 어려워하고, 어떤 학생은 활동이 너무 쉬워 금방 끝냅니다.

AI Agent는 수준별 자료를 만드는 데 도움을 줄 수 있습니다. 예를 들어 같은 개념을 쉬운 말, 보통 설명, 확장 질문으로 나누어 달라고 할 수 있습니다.

> 이 개념을 학생 수준별로 세 가지 방식으로 설명해 줘. ① 처음 배우는 학생을 위한 쉬운 설명, ② 기본 활동을 마친 학생을 위한 확인 질문, ③ 더 생각해 볼 수 있는 심화 질문으로 나누어 줘.

이런 결과는 수업 중 교사의 말 자료가 됩니다. 교사는 학생이 막히는 순간에 추가 예시를 꺼낼 수 있고, 빨리 끝낸 학생에게 확장 질문을 줄 수 있습니다. 활동지를 세 벌 만들지 않더라도 수업 중 대응 카드가 생기는 셈입니다.

특수교육대상학생, 다문화 학생, 기초학력 지원이 필요한 학생을 떠올릴 때도 AI Agent는 초안을 줄 수 있습니다. 다만 이때는 학생의 실제 개인정보나 민감한 상황을 그대로 입력하지 않는 것이 좋습니다. “읽기 속도가 느린 학생”, “한국어 어휘가 부족한 학생”처럼 일반화된 특성으로 요청하고, 최종 조정은 교사가 해야 합니다.

4. 활동지와 자료는 ‘초안’으로 받을 때 가장 안전하다

AI가 만든 활동지는 그럴듯해 보일 때가 많습니다. 제목도 있고, 문항도 있고, 표도 있습니다. 하지만 그대로 쓰기에는 위험한 부분이 있습니다. 문항 수준이 맞지 않거나, 답이 애매하거나, 수업 시간에 비해 양이 많거나, 교과서 흐름과 맞지 않을 수 있습니다.

그래서 저는 AI Agent에게 완성본보다 초안을 요청하는 방식이 더 안전하다고 봅니다.

> 아래 수업 흐름에 맞춰 활동지 초안을 만들어 줘. 단, 바로 배포할 완성본이 아니라 교사가 수정할 초안으로 작성해 줘. 학생에게 제시할 문장, 활동 순서, 빈칸 또는 표 형식을 포함하되, 마지막에는 교사가 확인해야 할 항목을 따로 적어 줘.

이렇게 요청하면 결과물을 검토 대상으로 받아들이게 됩니다. 특히 “교사가 확인해야 할 항목”을 붙이면 문항 난이도, 오개념 가능성, 시간 배분, 자료 출처, 개인정보 포함 여부 같은 점검 목록을 함께 받을 수 있습니다.

수업 자료에서 저작권도 중요합니다. AI Agent에게 이미지를 바로 만들어 달라고 하거나 인터넷 자료를 가져오게 할 때는 출처와 사용 가능성을 확인해야 합니다. 학교 수업 안에서 사용하는 자료라도 공개 게시, 연수 자료, 블로그 공유로 넘어가면 조건이 달라질 수 있습니다. 자료 제작 자동화는 편하지만 출처 확인은 줄이면 안 되는 부분입니다.

5. 피드백 문장 초안은 교사의 시간을 크게 줄일 수 있다

교사가 가장 많은 시간을 쓰는 일 중 하나가 피드백입니다. 학생 글을 읽고, 수행 결과를 보고, 어떤 점을 잘했고 무엇을 보완해야 하는지 문장으로 써 주는 일은 교육적으로 중요하지만 시간이 많이 듭니다. AI Agent는 이 부분에서 꽤 실질적인 도움을 줄 수 있습니다.

예를 들어 평가 기준을 먼저 정리한 뒤, 학생 산출물의 특징을 익명화하여 입력하면 피드백 문장 초안을 받을 수 있습니다.

> 평가 기준은 내용 이해, 근거 제시, 표현의 명확성 세 가지야. 학생 A의 글은 근거가 하나만 있고 결론은 분명해. 이름은 쓰지 말고, 격려 1문장과 보완점 1문장, 다음 활동 제안 1문장으로 피드백 초안을 만들어 줘.

이 방식은 교사의 판단을 대체하지 않습니다. 교사가 본 학생의 맥락을 바탕으로 피드백 특징을 정리하고, AI Agent는 문장화 부담을 줄여 줍니다. 특히 생활기록부식 문장이나 공식 평가 문구가 아니라, 학생에게 전달할 짧고 구체적인 피드백 초안을 만드는 데 잘 맞습니다.

주의할 점은 실제 학생 이름, 민감한 배경, 상담 내용 등을 그대로 넣지 않는 것입니다. 피드백 자동화는 편리하지만 학생 정보 보호가 먼저입니다. 가능하면 학생을 A, B처럼 바꾸고, 필요한 특징만 간단히 입력하는 방식이 안전합니다.

6. 수업 후 정리까지 이어져야 다음 수업이 좋아진다

수업 준비는 수업 전에 끝나는 일이 아닙니다. 수업 후에 무엇이 잘 되었고, 어디서 막혔고, 다음 시간에 무엇을 보완할지 정리해야 다음 수업이 나아집니다. 그런데 실제 학교 일상에서는 수업이 끝나자마자 다음 수업, 상담, 회의, 업무가 이어져 돌아볼 시간이 부족합니다.

AI Agent에게 수업 후 짧은 메모를 정리하게 하면 다음 준비가 쉬워집니다. 예를 들어 교사가 Telegram에 몇 줄만 남겨도 됩니다.

> 오늘 5학년 사회 수업 메모야. 학생들이 원인과 해결 방안을 구분하는 데 여전히 어려움이 있었고, 모둠 토의는 활발했지만 발표 시간이 부족했어. 다음 시간 보완할 점과 간단한 재지도 활동을 정리해 줘.

이런 메모가 쌓이면 단순한 기록을 넘어 수업 개선 자료가 됩니다. 다음 해 같은 단원을 준비할 때도 도움이 되고, 동료 교사와 협의할 때도 근거가 됩니다. 교육공학 관점에서 보면 AI Agent는 수업 설계-실행-성찰의 순환을 이어 주는 기록 보조자 역할을 할 수 있습니다.

7. 교사의 전문성을 지우지 않는 방식이어야 한다

AI Agent가 수업 준비를 도울 수 있는 범위는 생각보다 넓습니다. 성취기준 해석 후보, 수업 흐름, 발문, 수준별 설명, 활동지 초안, 피드백 문장, 수업 후 성찰 정리까지 연결할 수 있습니다. 하지만 이 모든 과정에서 마지막 판단은 교사에게 남아 있어야 합니다.

교실에는 문서에 적히지 않는 정보가 많습니다. 오늘 학생들의 컨디션, 반 분위기, 지난 시간의 작은 실패, 특정 학생이 용기를 내어 말한 순간, 교사가 지키고 싶은 수업의 방향은 AI가 완전히 알 수 없습니다. AI Agent는 이런 맥락을 입력받아 도울 수는 있지만, 그 맥락을 해석하고 책임지는 사람은 교사입니다.

그래서 수업 준비에서 AI Agent를 쓰는 가장 좋은 방식은 “대신 만들어 줘”가 아니라 “내가 준비하는 과정을 옆에서 정리해 줘”에 가깝습니다. 초안을 받고, 후보를 비교하고, 빠진 점을 점검하고, 학생에게 맞게 고치는 흐름입니다. 이 방식이라면 AI는 교사의 전문성을 약하게 만드는 도구가 아니라, 전문성이 더 잘 드러나도록 시간을 돌려주는 도구가 될 수 있습니다.

마무리하며

교사의 수업 준비는 단순한 자료 제작이 아닙니다. 교육과정, 학생 이해, 수업 흐름, 활동, 평가, 피드백, 성찰이 함께 움직이는 복합적인 일입니다. AI Agent는 이 전 과정을 대신할 수는 없지만, 교사가 혼자 감당하던 초안 작성과 점검, 정리의 부담을 줄이는 데는 충분히 쓸모가 있습니다.

학교 현장에서 AI Agent 활용을 이야기할 때는 “수업을 자동화할 수 있느냐”보다 “교사가 더 좋은 판단을 할 시간을 어떻게 확보할 것인가”를 먼저 물어야 한다고 생각합니다. 그렇게 접근하면 AI 활용은 수업의 본질을 흐리는 일이 아니라 수업의 본질에 더 가까이 가기 위한 보조 장치가 됩니다.

지난 글에서는 회의자료와 회의록 정리에 AI Agent를 어떻게 활용할 수 있는지 살펴보았습니다. 회의 업무를 줄이는 방법은 단순히 회의록을 자동으로 쓰는 데 있지 않았습니다. 회의 전 자료를 정리하고, 회의 중 핵심 메모를 남기고, 회의 후 결정 사항과 후속 조치를 이어 주는 흐름을 만드는 것이 더 중요했습니다.

이번 글에서는 그 흐름을 조금 더 넓혀 보려고 합니다. 교육청이나 연수원에서 일하다 보면 ‘완전히 새로운 일’보다 ‘비슷한 방식으로 반복되는 일’이 훨씬 많습니다. 일정 확인, 파일 정리, 안내문 초안 작성, 신청자 명단 확인, 회의 전 브리핑, 발송 전 점검, 결과 정리 같은 일들입니다. 하나하나는 어렵지 않지만, 여러 사업이 동시에 돌아가면 하루를 잘게 나누어 가져갑니다.

AI Agent를 쓰면서 가장 먼저 줄어드는 부분도 이런 반복업무입니다. 대단한 자동화 시스템을 처음부터 만드는 것이 아니라, 매번 내가 손으로 확인하고 복사하고 정리하던 일을 작은 단위로 맡기는 방식입니다. Hermes Agent처럼 Telegram으로 지시하고, 로컬 파일을 읽고, 일정과 문서를 다룰 수 있는 환경이라면 반복업무를 ‘한 번 요청하면 처리되는 흐름’으로 바꿀 수 있습니다.

1. 반복업무는 사소해서 더 잘 보이지 않는다

반복업무의 특징은 이상하게도 잘 드러나지 않는다는 점입니다. 큰 보고서나 연수 계획서는 “일을 했다”는 느낌이 남지만, 파일명을 맞추고, 표를 확인하고, 안내 문구를 고치고, 폴더를 정리하고, 메일이나 메시지를 다시 읽는 시간은 흩어져 사라집니다. 하루가 끝났을 때 바빴는데 무엇을 했는지 설명하기 어려운 이유가 여기에 있습니다.

교육청·연수원 업무에서는 특히 이런 장면이 많습니다. 연수 신청자가 바뀌면 명단을 다시 확인해야 하고, 강사에게 보낼 안내문은 행사명과 시간만 조금씩 달라집니다. 회의자료는 지난번 양식을 가져오지만 일정과 참석자, 쟁점은 다시 고쳐야 합니다. 결과 보고서도 큰 구조는 비슷하지만 수치, 사진, 만족도, 개선 의견이 매번 달라집니다.

이런 업무는 사람이 직접 해도 됩니다. 문제는 사람이 꼭 해야 하는 판단과, 반복적으로 정리만 하면 되는 작업이 섞여 있다는 것입니다. AI Agent 자동화는 사람의 판단을 없애자는 이야기가 아닙니다. 사람이 판단해야 하는 부분을 남기고, 그 판단 앞뒤에 붙어 있는 반복 정리 작업을 줄이자는 이야기입니다.

그래서 저는 자동화를 시작할 때 “이 일을 완전히 없앨 수 있을까?”보다 “이 일에서 매번 같은 부분은 무엇인가?”를 먼저 봅니다. 매번 같은 부분이 보이면 AI Agent에게 맡길 수 있는 단위가 생깁니다.

2. 자동화의 출발점은 ‘명령’이 아니라 ‘업무 흐름’이다

AI Agent에게 “반복업무 자동화해 줘”라고 말하면 결과가 막연해집니다. 자동화는 도구의 문제가 아니라 업무 흐름의 문제이기 때문입니다. 먼저 내가 어떤 순서로 일을 처리하는지 적어 보아야 합니다.

예를 들어 연수 운영 안내문을 보낸다고 해 보겠습니다. 실제 흐름은 대략 이렇습니다.

1. 연수명, 일시, 장소, 대상, 준비물을 확인한다.

2. 이전 안내문 양식을 찾는다.

3. 이번 연수에 맞게 문구를 수정한다.

4. 빠진 정보가 없는지 점검한다.

5. 발송 대상과 첨부파일을 확인한다.

6. 최종 문장을 다듬고 발송한다.

이 중에서 사람이 반드시 판단해야 하는 것은 연수 운영의 의도, 안내 범위, 민감한 표현, 최종 발송 여부입니다. 반대로 이전 양식 찾기, 문구 초안 만들기, 빠진 항목 점검, 첨부파일 체크리스트 작성은 AI Agent에게 맡기기 좋습니다.

이렇게 흐름을 나누면 요청도 구체적이 됩니다.

> 다음 연수 안내문을 보내려고 해. 연수명, 일시, 장소, 대상, 준비물은 아래와 같아. 이전 안내문 형식을 참고해서 초안을 만들고, 발송 전에 확인해야 할 체크리스트를 따로 정리해 줘. 최종 발송 문구처럼 너무 딱딱하지 않게 써 줘.

자동화는 처음부터 버튼 하나로 끝나는 형태일 필요가 없습니다. 초안 생성, 체크리스트 작성, 누락 점검처럼 작은 흐름부터 시작하면 됩니다. 이렇게 작은 자동화가 쌓이면 실제 업무 시간이 줄어듭니다.

3. 일정 확인과 아침 브리핑은 가장 먼저 자동화하기 좋은 영역이다

제가 AI Agent를 쓰면서 가장 먼저 체감한 부분은 일정 확인입니다. 교육전문직 업무에서는 하루 일정이 개인 일정만으로 끝나지 않습니다. 기관 일정, 부서 일정, 연수 일정, 회의 일정, 출장, 제출 마감, 공유 캘린더까지 겹칩니다. 아침마다 이것을 다시 보는 일은 단순하지만 놓치면 바로 문제가 됩니다.

AI Agent에게 아침 브리핑을 맡기면 단순 일정 나열보다 조금 더 유용한 결과를 받을 수 있습니다. 예를 들어 오늘 일정, 회의 준비물, 이동이 필요한 일정, 마감이 임박한 일, 미리 확인해야 할 파일을 묶어서 정리하게 할 수 있습니다.

> 오늘 일정과 이번 주 마감 업무를 확인해서 아침 브리핑을 만들어 줘. 단순 일정 목록이 아니라, 오전에 먼저 확인할 일, 회의 전에 준비할 자료, 오늘 안에 결정해야 할 일을 구분해 줘.

이 요청은 사람의 아침 루틴을 줄여 줍니다. 캘린더를 보고, 메모를 보고, 어제 남긴 할 일을 다시 떠올리는 과정을 AI Agent가 한 번 정리해 주기 때문입니다. 물론 최종 판단은 사람이 해야 합니다. 하지만 하루를 시작할 때 머릿속에 흩어진 업무를 정렬하는 데 도움이 됩니다.

연수원 업무라면 “오늘 운영 중인 연수”, “이번 주 개강 예정 연수”, “강사 연락 필요”, “설문 마감”, “결과 보고 준비”처럼 업무 유형별 브리핑도 가능합니다. 이 정도만 되어도 반복 확인 시간이 많이 줄어듭니다.

4. 파일과 폴더 정리는 자동화 효과가 큰데도 늦게 시작한다

많은 사람이 AI 활용을 글쓰기나 요약부터 떠올립니다. 그런데 실제 업무에서는 파일과 폴더 정리 자동화의 효과가 큽니다. 교육청·연수원 업무는 파일이 많이 생깁니다. 계획서, 공문, 붙임자료, 명단, 사진, 설문 결과, 회의록, 결과 보고서가 사업별로 쌓입니다. 파일명이 조금만 흐트러져도 나중에 찾는 시간이 늘어납니다.

AI Agent에게 파일 정리를 맡길 때는 삭제나 이동을 바로 시키기보다 먼저 목록화를 시키는 것이 안전합니다.

> 이 폴더 안의 파일 목록을 확인해서 연수 계획, 안내 공문, 명단, 강의자료, 설문 결과, 사진, 결과 보고서로 분류해 줘. 실제 파일은 이동하지 말고, 어떤 파일을 어느 폴더로 옮기면 좋을지 제안만 해 줘.

이렇게 하면 위험을 줄일 수 있습니다. AI Agent가 제안한 분류를 사람이 확인한 뒤, 필요한 경우에만 실제 이동을 시키면 됩니다. 자동화에서 중요한 원칙은 ‘먼저 보기, 나중에 실행하기’입니다. 특히 공문이나 개인정보가 포함된 파일은 잘못 이동하거나 공유하면 문제가 될 수 있으므로 확인 단계를 반드시 두어야 합니다.

파일명 표준화도 반복업무를 줄이는 좋은 예입니다. 예를 들어 `2026_초등AI연수_운영계획`, `2026_초등AI연수_참석자명단`, `2026_초등AI연수_결과보고`처럼 규칙을 정해 두면 나중에 검색과 정리가 쉬워집니다. AI Agent에게 현재 파일명을 보고 표준 파일명 후보를 만들어 달라고 요청할 수 있습니다.

5. 안내문, 문자, 공문 초안은 ‘양식 재사용’이 핵심이다

반복업무 중 상당수는 문구 작성입니다. 연수 안내 문자, 강사 안내 메일, 참석자 확인 메시지, 설문 참여 요청, 결과 안내, 자료 제출 요청 같은 문구는 매번 새로 쓰는 듯하지만 구조는 비슷합니다. 차이가 나는 것은 대상, 일정, 장소, 마감일, 링크, 톤입니다.

AI Agent를 쓰면 이전 문구를 재사용하되 이번 상황에 맞게 바꾸는 일이 쉬워집니다. 특히 “지난번 문구와 같은 톤으로, 이번 연수 정보만 반영해 줘”라고 요청하면 처음부터 새로 쓰는 부담이 줄어듭니다.

> 아래는 지난 연수 안내문이야. 이번 연수 정보에 맞게 수정해 줘. 바뀌어야 할 부분은 연수명, 일시, 장소, 신청 마감, 준비물이고, 문체는 친절하지만 너무 길지 않게 해 줘. 마지막에는 문의처를 넣어 줘.

이 방식은 공문 초안에도 적용할 수 있습니다. 다만 공문은 기관의 공식 문서이므로 AI가 만든 문장을 그대로 쓰면 안 됩니다. AI Agent는 구조와 초안을 만드는 도구이고, 최종 문구와 근거 조항, 수신처, 시행일, 붙임 자료는 사람이 확인해야 합니다.

안내문 자동화에서 의외로 중요한 것은 “보내기 전 점검표”입니다. 문장을 잘 쓰는 것보다 날짜, 장소, 링크, 첨부파일, 대상, 문의처가 맞는지 확인하는 것이 더 중요할 때가 많습니다. 그래서 저는 안내문 초안을 요청할 때 항상 마지막에 “발송 전 확인할 항목도 함께 정리해 줘”라고 붙이는 편이 좋다고 봅니다.

6. 자료 취합 업무는 ‘누락 확인’ 자동화부터 시작한다

자료 취합은 교육청·연수원 업무에서 자주 반복됩니다. 학교에서 제출한 파일을 모으거나, 연수 참여자의 과제를 확인하거나, 부서별 의견을 모아 하나의 표로 정리하는 일입니다. 이 업무는 단순해 보이지만 누락과 중복을 확인하는 데 시간이 많이 걸립니다.

AI Agent에게 자료 취합을 맡길 때는 완성본을 바로 만들게 하기보다 누락 확인부터 시키는 것이 좋습니다.

> 제출 대상 명단과 현재 폴더의 제출 파일 목록을 비교해서 미제출, 중복 제출, 파일명 오류, 확인이 필요한 항목을 구분해 줘. 개인정보는 그대로 출력하지 말고 필요한 경우 일부만 표시해 줘.

이 요청은 실무적으로 꽤 유용합니다. 사람이 엑셀과 폴더를 번갈아 보며 확인하던 일을 AI Agent가 먼저 정리해 주기 때문입니다. 이후 담당자는 미제출자에게 안내하거나 파일명을 수정하는 판단을 하면 됩니다.

만족도 설문 결과나 의견 취합도 마찬가지입니다. AI Agent에게 전체 의견을 요약하게 할 수 있지만, 그보다 먼저 “비슷한 의견 묶기”, “즉시 조치가 필요한 의견 표시”, “다음 연수 개선 사항 후보 정리”처럼 목적을 나누는 것이 좋습니다. 자료 취합은 단순 합치기가 아니라 다음 의사결정을 위한 정리이기 때문입니다.

7.  자동화할수록 사람이 확인해야 할 지점은 더 분명해야 한다

반복업무 자동화는 편리하지만, 모든 것을 맡겨도 된다는 뜻은 아닙니다. 오히려 자동화를 할수록 사람이 확인해야 할 지점이 더 분명해야 합니다. 특히 교육기관 업무에서는 개인정보, 민감한 학교 상황, 예산, 공식 문서, 외부 발송 문구를 조심해야 합니다.

제가 생각하는 안전한 원칙은 세 가지입니다.

첫째, AI Agent에게 바로 실행시키기 전에 초안이나 제안부터 받습니다. 파일 이동, 메일 발송, 공유 설정 변경처럼 되돌리기 어려운 일은 반드시 확인 단계를 둡니다.

둘째, 개인정보나 민감정보는 가능하면 익명화합니다. 실제 이름, 연락처, 학교명, 학생 관련 내용이 꼭 필요하지 않다면 기호나 일부 정보만 사용해도 됩니다.

셋째, 공식 문서는 최종 책임자가 확인합니다. AI Agent가 만든 결과가 자연스러워 보여도 근거, 숫자, 날짜, 수신처, 첨부파일은 사람이 확인해야 합니다. 업무경감은 책임을 넘기는 것이 아니라 확인해야 할 범위를 더 분명하게 만드는 일입니다.

이 원칙을 지키면 AI Agent는 위험한 자동화 도구가 아니라 반복 확인을 줄여 주는 보조자가 됩니다.

마무리하며

교육청·연수원 업무의 반복업무는 작지만 계속 쌓입니다. 일정 확인, 파일 정리, 안내문 초안, 자료 취합, 누락 점검, 회의 전 브리핑 같은 일은 하나씩 보면 별것 아닌데, 여러 사업이 동시에 돌아갈 때 업무 피로를 크게 만듭니다.

AI Agent를 활용한 자동화는 거창한 시스템 구축에서 시작하지 않아도 됩니다. 오늘 반복해서 한 일을 하나 고르고, 그중에서 매번 같은 부분을 AI Agent에게 맡겨 보는 것으로 충분합니다. “먼저 정리하게 하고, 사람이 확인한 뒤 실행한다”는 원칙만 지켜도 업무 흐름은 꽤 달라집니다.

지난 글에서는 설문 문항 초안을 만들고 검토하는 과정에서 AI Agent를 어떻게 활용할 수 있는지 살펴보았습니다. 설문은 짧은 문항 안에 목적, 대상, 결과 활용 계획이 모두 들어가야 하기 때문에 생각보다 섬세한 업무였습니다. 이번 글에서는 교육전문직 업무에서 더 자주 마주치는 장면, 바로 회의자료와 회의록 정리를 다루어 보려고 합니다.

교육청이나 연수원 업무를 하다 보면 회의가 참 많습니다. 협의회, 자문위원회, 과정심의관련 회의, 운영위원회, 강사선정 협의, 부서 간 조정 회의처럼 이름은 조금씩 다르지만 결국 해야 하는 일은 비슷합니다. 회의 전에 자료를 준비하고, 회의 중 논의 흐름을 놓치지 않고, 회의 후에는 결정 사항과 후속 조치를 문서로 남겨야 합니다.

이 과정에서 AI Agent는 단순히 회의록을 대신 써 주는 도구가 아닙니다. 회의 전에 자료를 정리하고, 안건별 쟁점을 뽑고, 회의 후 실행해야 할 일을 목록화하는 업무 보조자에 가깝습니다. 특히 Hermes Agent처럼 파일을 읽고, Telegram으로 대화하고, 필요한 문서를 생성할 수 있는 환경이라면 회의 업무의 앞뒤 흐름을 꽤 많이 줄일 수 있습니다.

1. 회의록보다 먼저 줄여야 할 것은 회의자료 준비 시간이다

회의 업무에서 가장 눈에 보이는 결과물은 회의록입니다. 그래서 AI 활용을 이야기하면 “녹음 파일을 넣고 회의록을 자동으로 만들 수 있나?”라는 질문부터 떠올리기 쉽습니다. 물론 회의록 작성도 중요합니다. 하지만 실제 업무 부담은 회의록만이 아니라 회의자료 준비 단계에서도 많이 발생합니다.

회의자료를 만들 때는 기존 공문, 추진 계획, 예산 내역, 일정표, 관련 지침, 이전 회의 결과 등을 다시 확인해야 합니다. 그리고 참석자가 짧은 시간 안에 이해할 수 있도록 배경, 안건, 검토 사항, 결정이 필요한 부분을 정리해야 합니다. 이때 시간이 오래 걸리는 이유는 글을 쓰는 능력이 부족해서가 아니라, 흩어진 자료를 다시 구조화해야 하기 때문입니다.

AI Agent에게 먼저 맡길 수 있는 일은 바로 이 구조화입니다. 예를 들어 관련 문서 몇 개를 지정하고 다음과 같이 요청할 수 있습니다.

이 자료들을 바탕으로 회의용 안건 정리 초안을 만들어 줘. 참석자가 10분 안에 이해할 수 있도록 배경, 현재 상황, 논의가 필요한 쟁점, 결정해야 할 사항, 참고자료 순서로 정리해 줘.

이렇게 요청하면 AI Agent는 긴 자료를 회의용 언어로 바꾸는 데 도움을 줍니다. 중요한 것은 “회의자료를 만들어 줘”라고만 하지 않고, 회의에서 무엇을 결정해야 하는지 함께 알려 주는 것입니다. 회의자료는 설명문이 아니라 의사결정을 돕는 자료이기 때문입니다.

2. 회의 전에는 안건별 질문과 쟁점을 미리 뽑아 둔다

회의가 길어지는 이유 중 하나는 안건의 쟁점이 회의 중에야 드러나기 때문입니다. 자료를 읽고 모였지만, 실제로 무엇을 논의해야 하는지 명확하지 않으면 회의는 설명을 반복하거나 주변 이야기로 흐르기 쉽습니다.

AI Agent는 회의 전에 안건별 질문을 뽑는 데 유용합니다. 예를 들어 연수 운영 계획 회의라면 “대상자 모집”, “강사 섭외”, “예산 집행”, “운영 일정”, “결과 보고”처럼 항목을 나누고, 각 항목에서 확인해야 할 질문을 제안하게 할 수 있습니다.

아래 연수 운영 계획을 검토해서 회의에서 확인해야 할 질문 10개를 안건별로 정리해 줘. 단순 확인 질문과 의사결정이 필요한 질문을 구분해 줘.

이 요청은 회의의 질을 높이는 데 도움이 됩니다. 회의자료 맨 끝에 “논의할 사항”을 붙이는 것보다, 안건별로 질문을 미리 정리하면 참석자도 자신의 의견을 준비하기 쉽습니다. 특히 교육전문직 업무에서는 학교 현장, 예산, 일정, 지침, 민원 가능성처럼 여러 관점을 동시에 봐야 하므로 AI Agent에게 관점별 점검을 시키는 방식도 효과적입니다.

예를 들어 “학교 담당자 입장에서 부담이 되는 부분”, “연수 운영자 입장에서 확인해야 할 부분”, “예산 담당자가 볼 때 애매한 부분”을 나누어 달라고 요청할 수 있습니다. 그러면 회의 전에 놓치기 쉬운 쟁점을 한 번 더 점검할 수 있습니다.

3. 회의 중 기록은 모든 말을 적는 것이 아니라 흐름을 잡는 일이다

회의록을 쓸 때 가장 힘든 점은 모든 발언을 다 적어야 할 것 같은 압박감입니다. 하지만 실무에서 필요한 회의록은 대화 전체의 받아쓰기가 아닙니다. 누가 어떤 의견을 냈는지보다 더 중요한 것은 어떤 안건이 논의되었고, 어떤 결정이 내려졌으며, 누가 무엇을 언제까지 해야 하는지입니다.

물론 공식 회의나 법적 근거가 필요한 회의에서는 정해진 양식과 기록 기준을 따라야 합니다. 그러나 많은 실무회의에서는 논의 흐름과 후속 조치가 핵심입니다. 이때 회의 중 메모는 다음 네 가지 정도로 나누어 적어 두면 AI Agent가 나중에 정리하기 쉽습니다.

• 안건: 무엇에 대해 이야기했는가
• 주요 의견: 찬성, 우려, 보완 의견은 무엇이었는가
• 결정 사항: 회의에서 정해진 것은 무엇인가
• 후속 조치: 누가, 무엇을, 언제까지 해야 하는가

회의 중에 완성된 문장으로 적으려고 하면 부담이 큽니다. 대신 Telegram에 짧게 메모하듯이 남겨도 됩니다. “안건1 일정 조정, 6월 말은 학교 평가 기간과 겹쳐 부담, 7월 2주 검토, 담당자 A가 장소 확인”처럼 단문으로 남기고, 회의 후 AI Agent에게 정리하게 하는 방식입니다.

Hermes Agent를 Telegram으로 쓰는 장점은 여기서 드러납니다. 회의 중 노트북을 열기 어려운 상황에서도 휴대폰으로 핵심 메모를 남길 수 있고, 나중에 그 메모를 바탕으로 회의록 초안을 만들 수 있습니다. 기록의 부담을 줄이되, 결정과 실행 항목은 놓치지 않는 방식입니다.

4. 회의 후에는 회의록 초안보다 실행 목록을 먼저 만든다

회의가 끝나면 보통 회의록을 써야 한다는 생각부터 듭니다. 그런데 실제 업무에서는 회의록보다 더 급한 것이 후속 조치일 때가 많습니다. 장소 예약을 해야 하고, 공문을 보내야 하고, 강사에게 연락해야 하고, 자료 수정 요청을 해야 합니다. 회의록은 나중에 정리하더라도 실행할 일은 바로 움직여야 합니다.

그래서 저는 회의 후 AI Agent에게 먼저 실행 목록을 뽑게 하는 흐름이 좋다고 봅니다.

아래 회의 메모를 바탕으로 후속 조치 목록을 만들어 줘. 항목별로 담당자, 할 일, 마감일, 필요한 자료, 확인이 필요한 위험 요소를 표 형태가 아니라 목록으로 정리해 줘.

이렇게 요청하면 회의록 초안보다 먼저 업무 목록이 정리됩니다. 특히 마감일이 불분명한 항목, 담당자가 정해지지 않은 항목, 추가 확인이 필요한 항목을 표시하게 하면 실무 누락을 줄이는 데 도움이 됩니다.

그다음 회의록 초안을 요청하면 됩니다. 이때도 “회의록 써 줘”보다 양식을 분명히 주는 것이 좋습니다.

위 회의 메모와 후속 조치 목록을 바탕으로 회의록 초안을 작성해 줘. 형식은 회의 개요, 참석자, 안건별 논의 내용, 결정 사항, 후속 조치, 다음 회의 필요 사항 순서로 해 줘. 공식 문서에 넣을 수 있도록 간결한 문장으로 정리해 줘.

AI Agent가 만든 회의록은 초안입니다. 참석자 이름, 결정 표현, 책임 소재, 민감한 발언은 사람이 반드시 확인해야 합니다. 특히 회의록은 나중에 근거 자료가 될 수 있으므로 “그럴듯한 정리”보다 “사실에 맞는 정리”가 중요합니다.

5. 녹음과 전사 파일을 쓸 때는 개인정보와 동의를 먼저 생각해야 한다

회의록 자동화를 이야기하면 녹음과 음성 전사 기능을 빼놓기 어렵습니다. 회의 음성을 텍스트로 바꾸고, 그 텍스트를 AI Agent에게 요약하게 하면 매우 편리할 수 있습니다. 하지만 교육기관 업무에서는 편리함보다 먼저 확인해야 할 것이 있습니다. 바로 녹음에 대한 고지와 동의, 개인정보와 민감정보 처리입니다.

회의에는 이름, 소속, 특정 학교 상황, 학생 관련 이야기, 민원 가능성이 있는 내용이 포함될 수 있습니다. 이런 자료를 그대로 AI 도구에 넣는 것은 신중해야 합니다. 내부 규정, 보안 지침, 개인정보 처리 기준을 확인하고, 필요한 경우 익명화하거나 민감한 부분을 제거한 뒤 활용해야 합니다.

AI Agent에게 회의 메모를 정리하게 할 때도 실제 이름을 그대로 넣기보다 “담당자 A”, “학교 B”, “사업 C”처럼 바꾸어 처리할 수 있습니다. 중요한 것은 AI 활용 자체보다 자료를 안전하게 다루는 습관입니다.

업무경감은 자료를 빠르게 처리하는 것만을 의미하지 않습니다. 나중에 문제가 될 수 있는 정보를 불필요하게 만들지 않고, 꼭 필요한 범위 안에서만 정리하는 것도 업무경감입니다. 회의자료와 회의록은 특히 이 원칙이 중요합니다.

6. 회의자료와 회의록을 연결하면 다음 회의 준비가 쉬워진다

회의자료와 회의록을 따로 보면 매번 새로 시작하는 느낌이 듭니다. 하지만 실제로는 이전 회의록이 다음 회의자료의 출발점이 됩니다. 지난 회의에서 정한 후속 조치가 어디까지 진행되었는지, 미결 사항이 무엇인지, 새로 결정해야 할 내용이 무엇인지가 다음 회의의 안건이 되기 때문입니다.

AI Agent를 활용하면 이 연결을 조금 더 쉽게 만들 수 있습니다. 예를 들어 지난 회의록과 현재 진행 상황 메모를 넣고 다음과 같이 요청할 수 있습니다.

지난 회의록과 현재 진행 상황을 비교해서 다음 회의 안건 초안을 만들어 줘. 완료된 항목, 진행 중인 항목, 결정이 필요한 항목, 새로 발생한 쟁점을 구분해 줘.

이 흐름이 만들어지면 회의가 누적됩니다. 매번 새로운 문서를 만드는 것이 아니라, 이전 회의의 결정과 후속 조치가 다음 회의의 자료로 이어집니다. 교육전문직 업무처럼 여러 사업과 일정이 동시에 움직이는 환경에서는 이런 연결이 특히 중요합니다.

저는 AI Agent를 회의록 작성기라기보다 회의 흐름 관리 도구로 보는 편이 더 적절하다고 생각합니다. 회의 전에는 자료와 쟁점을 정리하고, 회의 후에는 결정과 실행 항목을 정리하고, 다음 회의 전에는 지난 회의의 미결 사항을 다시 꺼내 주는 역할입니다.

7. 좋은 프롬프트는 회의의 목적과 산출물을 함께 말한다

회의자료와 회의록 정리에 AI Agent를 잘 쓰려면 프롬프트에 두 가지가 들어가야 합니다. 첫째, 회의의 목적입니다. 이 회의가 정보 공유 회의인지, 의사결정 회의인지, 점검 회의인지, 협의 회의인지 알려 주어야 합니다. 둘째, 필요한 산출물입니다. 회의자료 요약인지, 안건 질문 목록인지, 회의록 초안인지, 후속 조치 목록인지 구체적으로 말해야 합니다.

예를 들어 다음과 같은 요청은 꽤 실무적입니다.

초등 교원 대상 AI 활용 연수 운영 회의 자료를 준비하려고 해. 목적은 운영 일정과 역할 분담을 확정하는 것이야. 아래 추진 계획을 바탕으로 회의자료 초안을 만들어 줘. 구성은 ① 회의 목적 ② 현재까지 준비 상황 ③ 결정이 필요한 사항 ④ 쟁점과 대안 ⑤ 회의 후 후속 조치 순서로 해 줘.

또는 회의 후에는 이렇게 요청할 수 있습니다.

아래 회의 메모를 공식 회의록 초안으로 정리해 줘. 단, 발언을 꾸며 쓰지 말고 메모에 있는 사실만 사용해 줘. 불확실한 내용은 ‘확인 필요’로 표시하고, 후속 조치는 담당자와 마감일이 있는 항목만 별도로 정리해 줘.

이처럼 목적과 산출물을 함께 알려 주면 AI Agent의 결과물이 업무에 가까워집니다. AI가 잘 쓰는 문장이 아니라, 내가 바로 검토하고 고칠 수 있는 초안이 나오는 것이 중요합니다.

마무리하며

회의는 조직의 일을 움직이는 중요한 장치이지만, 동시에 많은 시간을 쓰게 만드는 업무이기도 합니다. AI Agent를 활용한다고 해서 회의 자체가 사라지지는 않습니다. 다만 회의 전 자료 정리, 회의 중 핵심 메모, 회의 후 결정 사항과 후속 조치 정리의 부담을 줄일 수 있습니다.

회의자료와 회의록 업무에서 핵심은 “자동 작성”이 아니라 “흐름 정리”입니다. 어떤 자료를 보고 회의했는지, 무엇을 결정했는지, 누가 무엇을 해야 하는지, 다음 회의에서 무엇을 확인해야 하는지가 이어져야 합니다. Hermes Agent와 Telegram을 함께 쓰면 이 흐름을 일상적인 대화와 파일 작업 속에서 자연스럽게 만들 수 있습니다.