안녕하세요~

오늘은 '일괄기안'에 대해서 살펴보겠습니다.

일괄기안은 관련성 있는 2개 이상의 안건을 동시에 기안하고, 상신하는 것을 말합니다.

따로 기안을 하고, 승인을 받는 것보다 시간을 아낄 수 있습니다.

 

예를 들면, 교내 연수 결과에 대한 내부결재와, 지역청에 그 결과를 발송해야하는 경우 일괄기안으로 한번에 처리가 가능한 것이죠.

 

그럼 업무관리에서 적용하는 방법을 살펴보겠습니다.

 

기안문 표준서식을 클릭하여 제목 및 결재 경로를 입력하고 1안의 내부결재 본문을 작성합니다. 그리고 '안추가'를 클릭하여 2안 대외 발송 문서를 작성하면 됩니다.

 

안추가를 클릭 할 경우 1안의 내용이 그대로 반영되어 적용됩니다. 내부결재의 내용과 동일한 내용을 발송할 경우 별도 수정이 필요하지는 않지만, 대부분의 기안은 문구를 일부 수정하여 발송하여야 합니다. 또는 교육청 또는 교육지원청에서 보고 서식으로 제출을 요구하는 경우에 해당 서식에 연수 내용을 정리해서 첨부파일을 추가해야하는 경우도 있습니다. 내용이 다소 다르더라도 문제는 없습니다. 일괄 기안의 의미에서 살펴보았는 것 처럼 '관련성이 있는 경우'는 일괄 기안이 가능하기 때문입니다.

 

'안추가'를 클릭한 문서의 결재정보 및 본문 탭을 살펴보면 1안과 2안으로 구분하여 보이는 것을 확인할 수 있습니다.

만약 추가로 3안이 필요할 경우 안추가를 추가할 수 있습니다.

이럴 경우 1, 2안이 있으므로, 복사하려는 안을 선택하는 팝업창이 생성됩니다. 선택하면 해당 본문이 복사되어 3안이 생성됩니다.

작성이 다 되었다면 '결재올림'을 클릭하여 상신하면 됩니다.

 

결재자의 경우 1안과 2안을 다 확인해야 결재가 가능합니다. 간혹 잘 사용하지 않는 기관의 경우 구두로 말씀드리면 결재가 원활합니다. ^^

 

 

안녕하세요~

공문서 깨알팁이 반응이 좋아서 소소한 거지만 공유해보려고 합니다.

이번에는 수신자를 지정해서 공문을 보내는 경우 결재가 완료된 이후 자동발송되는 방법을 안내드립니다.

 

보통 각 기관별로 문서 담당자가 외부로 발송되는 공문을 일일이 발송처리를 하게 됩니다. 또는 기안한 당사자가 발송을 해도 됩니다만.. 수업이나 업무를 보다보면 깜빡하는 경우가 있습니다.

 

이럴 경우 애초에 발송 보류를 해야하는 중요한 공문이 아닌이상 바로 자동발송을 설정할 수 있습니다.

 

바로 시행종류 옆 자동발송을 체크하면, 결재라인의 최종 결재권자가 결재를 하는 순간 자동으로 수신자로 발송하게 됩니다.

자동발송은 건단위로 가능하며, 일괄기안 또는 일괄 결재는 지원이 되지 않는다는 안내가 뜹니다. 일괄기안에 대해서는 추후 안내드리겠습니다. 일반적으로는 거의 사용하지 않는 기능이라 확인을 눌러줍니다.

다음으로 자동발송 시 관인선택 화면이 나옵니다. 학교장 또는 기관장이 기본값으로 설정되어 있습니다. 확인을 클릭합니다.

 

교무행정사님께 부탁을 하거나 내가 다시 공문서를 발송하기 위하여 결재현황을 조회할 필요가 없습니다.

자동발송이 설정 된 경우 문서 진행에서 해당 공문 제목을 클릭하면 시행정보란에서 확인이 가능합니다.

 

여기서도 1분은 아낄 수 있겠죠?

 

 

교육청 또는 지역교육청에서 회신을 요청하는 공문이  많이 수신됩니다. 

이럴경우 보통 문서번호를 기록해서 회신 공문에 근거로 입력하게 됩니다.

그런데 시행번호를 바로 회신 문서로 입력할 수 있는 기능이 있습니다.

회신하고자 하는 공문의 상단 회신을 클릭하면 됩니다. 

의견은 입력하지 않고 확인을 클릭해도 다음 단계로 이동합니다.

그러면 서식 종류를 선택하는 팝업창이 생성됩니다. 기안시 공용서식 선택화면과 유사합니다. 서식 종류를 선택하고 확인을 클릭합니다.

그러면 기안문서에 관련 및 이전공문의 발신처가 수신처로 자동으로 입력되어져 있는 모습을 볼 수 있습니다.

또한 관련정보에 근거가 되는 이전 공문 명이 표시되고, 클릭하면 이전 공문이 열리면서 내용을 확인할 수 있습니다. 간단히 본문을 입력하고, 임시저장(2)을 클릭해두면 추후 학교별 수합이 완료되면 바로 발송할 수 있습니다. 제목의 [회신]은 잘 사용하지 않으니 제목에서 삭제 가능합니다. 

 

조금이라도 공문 작성시 시간을 줄일 수 있을 것 같아서 공유드립니다. 

  1. 아호 2021.07.16 22:37

    와 정말 꿀팁이네요! 감사합니다~

  2. 대박 2021.07.17 09:42

    정말좋네요 이때껏 몰랐어요

    • 교육스타 2021.07.20 11:08 신고

      네 의외로 잘 모르시더라구요..^^ 관련 문서 클릭해서 바로보는 기능을 저는 잘 활용해요!!

  3. 끼르페디엄 2021.07.18 04:58

    좋은데요

  4. 쩐쌤 2021.07.29 11:34

    와우~~좋은 정보 감사합니다^^

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