안녕하세요~

교육전문직 업무 중 단위학교에서 제출한 공문을 수합하여 시도교육청으로 제출해야하는 업무가 많습니다. 최초로 엑셀 매크로를 만드신 분을 정확하게 몰라서 출처를 명확히 밝힐 수 없음을 양해부탁드립니다.

 

먼저 학교로 부터 제출받은 공문을 검색해서 다운을 받아야합니다. 매크로에서는 교번순으로 파일명을 바꿀 수 있는데요~ 파일명을 바꿀려면 학교명이 앞으로 오도록 저장을 해야합니다.

 

접수한문서로 이동합니다.

해당 공문의 키워드를 입력하고, 검색 기간을 설정하고, 저장할 문서를 선택합니다.

그리고 저장을 클릭합니다. 저장 옵션을 아래와 같이 설정합니다. 그렇다면 학교별로 제출된 공문 중 본문을 제외하고 첨부파일만 저장이 됩니다. 두번째 옵션을 선택한 이유는 매크로에서 교

번순으로 이름을 바꿀때 제일 앞 학교명을 인식해서 교번을 부여하기 때문입니다. 첫번째로 설정하시면 교번 자동 변경이 이루어지지 않습니다. 엑셀파일, 한글파일, pdf 파일 등 다양한 파일의 교번부여가 가능하니 단순 파일명을 수정할때도 유용합니다.

이제 첨부된 아래 엑셀 매크로를 실행합니다.

엑셀매크로(공문수합)-예시.xlsm
0.24MB

파일 실행 후 하단의 탭을 살펴보면  행모으기, 합계모으기, 셀병합하기, 파일명바꾸기, 교번부여 탭이 보입니다.

제일먼저 교번부여 탭을 선택합니다. 근무하시는 지역의 학교명과 교번을 입력해주시면 됩니다.

여기에 입력된 교번과 학교명을 바탕으로 파일명 바꾸기가 진행이 됩니다.

 

그렇다면 매크로를 실행해볼까요? 

엑셀 상단 보기 > 매크로 > 매크로보기 클릭

활용하시려는 매크로를 선택하고 실행을 클릭

먼저 파일명을 바꿔야하니 저는 파일명바꾸기_옵션을 선택했습니다. 간단보다는 옵션이 기능이 더 많아서 주로 활용합니다.

파일 선택을 클릭하여 다운받은 폴더를 선택합니다.

유형을 클릭하여 엑셀 이외의  첨부파일과 구분되도록 설정해주신 후 , 처음 파일과 마지막 파일을 shitf를 눌러서 선택 후 열기를 클릭합니다.

저는 이름뒷부분을 제거하고(1), 새로운 뒷이름을 붙였습니다. 그리고 교번 붙이기도 클릭했습니다. 변경후 파일이름을 확인하고 하단의 선택 파일 이름 바꾸기를 하면 한번에 수정이 됩니다. 엑셀 이외의 파일도 이름 변경이 가능합니다.

다음으로는 학교별로 수합된 엑셀 내용을 수합하는 '행모으기'를 실행하여 붙임파일을 완성하도록 하겠습니다.

매크로는 기본적으로 학교별로 제출된 파일의 시트명과, 행이 동일해야 오류없이 수합이 됩니다.

예를 들어 학교별로 수합된 파일의 행이 다를 경우 일부 학교의 자료가 오류로 수합이 되지 않습니다. 그래서 저는 파일을 열어서 행이 맞는지 확인을 해 둡니다. 아래 파일의 경우 7행에 입력된 데이터가 수합이 되는데.. 8행또는 6행에 입력이 된경우 동일한 7행으로 수정이 필요합니다. 학교별로 공무을 보내실때 서식 수정을 하지말라고 하는 이유도 여기에 있습니다. ^^;

행에 대한 확인이 다 되었다면 행모으기를 해보겠습니다. 행모으기는 학교 교번 제일 뒷파일을 실행해서 처리하시면 편리합니다. 쌓이는 구조로 행이 수합되어서 첫번째 교번으로 실행하면 마지막에 행편집을 추가로 해주셔야합니다.

엑셀 매크로가 실행된 상태에서 제일 마지막 교번 학교 파일을 열어주시고, 해당학교 엑셀파일 메뉴의 보기 > 매크로 > 매크로보기 > 행모으기 실행.

기준 셀을 선택하고 파일선택 클릭

제일 마지막 학교를 제외하고 shift를 눌러서 전체 선택합니다.

작업완료 팝업이 생성되면서 수합이 완료됩니다. 

 

엑셀 매크로를 활용해서 수합에 대한 시간을 줄이시길 바랍니다.

 

https://gyo6.pe.kr/42

 

pdf 서류를 하나로 합치기[feat. 한글 오피스 PDF 2018 활용]

안녕하세요~ 오늘은 pdf 파일을 합치는 내용을 적어보려고 합니다. 교육전문직으로 수행해야하는 업무 중 큰 비중을 차지하는 공문 수합에서 pdf 파일을 합해야하는 경우가 있습니다. 이럴 경우

gyo6.pe.kr

 

이번 포스팅은 예전에 올렸던 합치기에 이어 분할하기에 대한 내용입니다.

공문서를 학교별로 접수 받다보면 pdf파일을 하나로 합쳐서 보낸 경우가 많습니다. 대부분 교무실 복합기에서 스캔을 한번에 하기때문인데요~ 도교육청으로 제출할때 문서 종류별로 pdf 파일을 묶을려면 출력후 스캔하는 아주 비효율적인 단계로 일을 처리하는 경우도 발생할 수 있습니다.

 

민감정보를 다루기때문에 클라우드 기반 편집도구는 제외하고 매년 경북교육청에서 라이선스를 제공하는 한글오피스 프로그램 중 한pdf를 활용합니다.

설치는 위 링크를 클릭하면 방법이 나와있습니다.  매년 라이선스가 갱신되니 소속 기관에 문의하셔서 설치 키를 받으시면 되구요~

K-에듀파인 자료실에 odt 및 한컴오피스 설치방법이 안내되어 있기도 합니다(22.1.10.기준)

 

실제 사례를 살펴보겠습니다.

과학의 날 우수 어린이를 학교별로 추천하는 공문이 접수되어 있네요. 도에 제출할때는 추천서 따로, 동의서 따로 묶어야 합니다. 하지만 학교별로 하나의 파일로 보낸 곳이 대부분이네요! 

그렇다면 파일 처리는 

1. 합쳐진 파일에서 동의서와 추천서를 분리하기

2. 분리된  파일을 하나로 합치기

 

이전 포스팅에서 살펴본 합치기는 제외하고, 분리하기를 살펴볼게요~

 

 

분할 해야할 파일 우클릭 > 연결프로그램 > pdf 2018을 선택합니다. 대부분 adobe acrobat reader가 기본으로 설정되어 있는 경우가 많아서 이와 같이 별도로 열어줍니다. 더블클릭을 하면 기본프로그램으로 연결되니 참고해주세요.

 

하나의 파일로 스캔된 추천서와 동의서가 보이네요~ 총 2쪽입니다.

추출하고자하는 쪽 미리보기 페이지에 마우스를 위치하고 우클릭을 선택합니다. 그리고 선택한 쪽 추출하기 클릭~

그리고 추출할 페이지를 확인후 확인을 클릭합니다. 여기서 두쪽 이상의 페이지를 추출하려면 일부분에 해당 쪽을 입력하면 됩니다. 예를 들어 총 10쪽의 문서 중 표지(1쪽)를 제외하고 추출할 경우 2-10으로 입력하면 됩니다. 여기서는 1쪽만 추출하면 되니 바로 확인을 클릭합니다.

그러면 4~5초 뒤 새문서로 해당 페이지만 추출 된 것을 확인할 수 있습니다.

 

다른이름으로 저장 > 추천서를 저장할 폴더에 저장하면 됩니다. 이 과정을 학교수 만큼 반복해서 추천서를 다 모았다면 이전 포스팅에서 살펴본 합치기를 진행하면 됩니다.

교번순으로 정리된 파일이죠? 저는 매크로로 교번순으로 자동으로 파일명을 바꾸는데요~ 추후 포스팅에서 매크로 프로그램도 소개를 해드리겠습니다.

1번 파일을 우클릭 > pdf 2018로 실행합니다.

도구 > pdf 병합을 클릭합니다.

더하기를 클릭해서 저장해둔 추천서를 선택합니다. 교번순으로 정리한 이유는 파일을 불러올때 순서대로 불러와지기때문입니다.  두번째 파일 부터 마지막 파일까지 쉬프트를 누르고 선택하면 전체가 선택됩니다.

순서대로 불러와 진 모습입니다. 만약 순서조정이 필요하다면 파일을 선택 후 화살표 위, 아래로 조정하시면 됩니다. 순서를 확인하셨다면 병합을 클릭합니다.

하나로 불러와 진 모습입니다. 파일> 다른이름으로 저장하셔서 공문으로 제출하시면 됩니다.

오늘도 소소한 시간을 아껴서 칼퇴하시길 바랍니다.

 

안녕하세요~

오늘은 공문서 작성 및 에듀파인 품의 속도를 빨리하는 방법을 알아볼게요~

아시는 것 처럼 익스플로러 지원이 곧 종료될 예정입니다. 새로 발표된 윈도우즈11에서는 익스프롤러 자체가 없습니다. 

따라서 새로운 k-에듀파인이 서비스 되기 전 현 세대의 업무포털을 익스플로러 이외의 웹브라우져에서 사용하도록 개선이 되었습니다.

 

제가 소속된 시도의 경우 업무포털 로그인 화면 아래에 엣지 패치 링크가 보입니다.

아래의 링크를 클릭하시면 팝업창으로 이동됩니다.

http://neis.gbe.kr/EP/htdocs/edge_guide/edge_guide.html#

패치파일을 설치하고 엣지로 소속 교육청의 업무포털 주소를 입력하면 정상적으로 접속이 가능합니다. 초기 접속시 보안 프로그램이 설치될 수 있으니 깔아주세요.

 

크롬에서도 업무포털이 접속이 가능합니다. 그런데 현재(2021.10.7. 기준) 보안 오류로 시도 교육청 k에듀파인 바로가기 주소로 접속해야 접속이 가능합니다. 

 

크롬으로 업무포털로 접속하면.. 보안 프로그램 무한로딩 문제가 발생중입니다. 아래와 같이.. 

보안프로그램을 설치해도 계속 아래 단계가 반복됩니다. 이러한 문제가 k에듀파인 지원에도 많이 접수가 되어 있어, 팝업으로 해결방법을 안내중입니다.

업무포털 상단 k에듀파인 지원에 들어가 볼게요~

크롬 오류에 대한 해결 방법을 임시로 안내하고 있습니다.

제가 소속된 지역의 접속 주소를 바로 안내하고 있네요..^^

반드시 ~~/keris_ui/login.do 까지 입력하셔야 합니다. 

크롬에서도 이상없이 잘 접속됩니다.

저는 위 주소를 크롬 북마크에 추가해서 바로 클릭해서 접속할 수 있도록 설정해두었습니다.

익스플로러 대비 두배는 빠른 속도를 체험할 수 있습니다. ^^

공문서 작성 및 다중 화면으로 품의를 낼 경우 오류도 적고, 속도도 현저히 빠릅니다. 소소한 시간을 줄이시는데 도움되시길 바랍니다. 

 

  1. 게스트 2022.06.10 16:35

    안녕하세요?

    비교적 성능이 좋은 노트북을 사용하고 있음에도
    엣지에서 공문 확인 or 품의 내역 확인 등을 할 때
    로딩모양(화면 한 가운데에 뜨는 녀석)이 꽤나 오래 지속됩니다.

    8자리 전화번호를 입력하여 상담을 받아보았으나 PC마다 달라요.. 라는 아쉬운 답변만 받았는데요.

    혹시 로딩모양의 지속시간을 단축시키는 좋은 방법을 알고 계실까요?

    고맙습니다.

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