수신자를 누락하고 공문이 발송 되었을 때 대처 방안

 

교육전문직으로 전직한지 2개월째, 아직도 학교현장과는 많이 다른 시스템에 적응중입니다. 

 

오늘은 일주일 전 관내  초중고로 발송한 공문이 초등학교에 접수되지 않았다는 연락을 받았습니다. 순간 수신자 설정이 누락되었다고 직감했습니다. 먼저 수신정보를 확인해 봅니다. 

 

내문서함 > 기안한 문서> 목록에서 문서 확인 후 선택 > 문서정보 클릭

발송정보를 클릭하면 수신된 내역이 보이며, 발송상세목록을 클릭하면 팝업창으로 확인이 가능합니다. 확인해보니 초등학교 그룹이 누락되었습니다.......

 

다시 기안을 하실 필요없이 기존 결재된 문서를 추가재발송을 누락된 수신그룹을 대상으로 수행하시면 됩니다. 

해당 기안문 제목을 다시 클릭하셔서 기안문 화면 상단의 추가재발송 요청을 클릭합니다.

생성되는 팝업창에서 누락된 수신자를 추가하시면 됩니다. 기존 정상 발송된 수신자는 등록하지 않으셔도 됩니다. 

 

이제 승인자 추가입니다. 교육지원청별로 위임전결규정이 있을텐데요..아마 추가재발송에 대한 기준은 대부분 없을 것이라고 생각됩니다. 기존 문서에 수정이 되지 않은 채 추가 발송되는 부분이라..과감하게 셀프 결재로 처리했습니다.(이부분은 확인후 기관에 맞게 결재라인 설정하시길 추천)

이후 결재 문서 목록에 해당 문서가 보이며, 문서처리를 완료하면 자동으로 발송이 됩니다. 

저와 비슷한 경우가 있으시면 당황하지 마시고 '추가재발송요청'을 클릭하세요.

 

공문서 작성시 두번, 세번 꼼꼼히 확인하자라는 다짐으로 하루를 시작합니다. :D