새물내 솔솔

지난 글에서는 교감의 하루 업무를 AI Agent 관점에서 다시 보았습니다. 교감의 일은 한 가지 문서나 한 번의 회의로 끝나지 않고, 일정과 사람, 공문과 보고가 계속 이어지는 흐름에 가깝다는 이야기를 했습니다. 이번 글에서는 그 흐름을 조금 더 구체적으로 줄이는 방법을 생각해 보려고 합니다.

학교 업무를 하다 보면 이상한 피로감이 생길 때가 있습니다. 분명히 오늘 해야 할 일을 처리했는데도, 같은 내용을 다른 회의에서 다시 말하고, 같은 날짜를 다른 표에 또 적고, 이미 보낸 내용을 보고자료 형식으로 다시 정리합니다. 일이 하나씩 쌓이는 것도 힘들지만, 같은 정보가 여러 형식으로 반복되는 것이 더 큰 부담이 됩니다.

AI Agent를 쓰기 시작한 뒤 저는 이 문제를 “글을 빨리 써 주는 도구”보다 “흐름을 잇는 도구”의 관점에서 보게 되었습니다. 일정, 회의, 공문, 보고를 각각 따로 보지 않고 하나의 흐름으로 묶으면 줄일 수 있는 일이 보입니다. 완전히 자동화하지 않더라도, 한 번 정리한 정보를 다음 업무에 다시 쓰게 만드는 것만으로도 체감되는 부담이 줄어듭니다.

1. 학교 업무는 네 갈래가 아니라 하나의 흐름이다

학교에서는 일정, 회의, 공문, 보고가 서로 다른 업무처럼 다뤄집니다. 일정은 캘린더나 월중행사표에 있고, 회의는 회의자료와 회의록에 남고, 공문은 업무관리시스템에 들어오며, 보고는 별도의 서식으로 작성됩니다. 담당자도 다르고 저장 위치도 다릅니다.

하지만 실제 현장에서는 이 네 가지가 계속 연결됩니다. 어떤 공문이 오면 일정이 생기고, 일정이 생기면 회의 안건이 됩니다. 회의에서 결정된 내용은 다시 보고자료가 되고, 보고 결과에 따라 다음 일정이나 후속 조치가 만들어집니다. 한 번 시작된 정보가 여러 문서와 사람을 거쳐 이동하는 셈입니다.

문제는 이 이동 과정에서 같은 내용을 계속 다시 쓰게 된다는 점입니다. 날짜, 대상, 장소, 담당자, 준비물, 제출 기한, 협조 요청 같은 정보가 여러 번 반복됩니다. 그래서 업무경감을 생각할 때는 “문서 하나를 빨리 만드는 방법”보다 “한 번 정리한 정보가 다음 단계로 자연스럽게 넘어가게 하는 방법”을 먼저 보아야 합니다.

2. 먼저 공통 정보 묶음을 만든다

AI Agent에게 바로 “회의자료를 만들어 줘”라고 요청할 수도 있습니다. 하지만 더 효과적인 출발점은 공통 정보 묶음을 만드는 것입니다. 예를 들어 행사 하나를 기준으로 날짜, 시간, 장소, 대상, 담당자, 관련 공문, 준비물, 협조 부서, 제출 기한, 후속 보고 여부를 한 번에 정리해 두는 방식입니다.

이 묶음은 거창한 데이터베이스일 필요가 없습니다. 처음에는 Markdown 표 하나로도 충분합니다. 공문을 읽고 필요한 항목을 뽑아 넣거나, 회의 메모를 붙여 넣고 빠진 항목을 확인하게 할 수 있습니다. 중요한 것은 문장으로 흩어진 내용을 “다음 업무에 다시 쓸 수 있는 항목”으로 바꾸는 것입니다.

Hermes Agent 같은 도구는 이 작업에 잘 맞습니다. 파일을 읽고, 표를 만들고, 필요한 경우 Word나 이미지 같은 결과물로 바꾸는 작업을 이어서 할 수 있기 때문입니다. 사람이 처음 판단한 내용을 바탕으로 AI Agent가 형식을 바꾸고, 누락을 점검하고, 다음 단계 초안을 만들어 주는 구조입니다.

3. 일정은 단순한 날짜가 아니라 후속 조치의 출발점이다

학교 일정표에는 대개 날짜와 행사명이 들어갑니다. 그런데 실제 업무는 그보다 훨씬 넓습니다. 행사 전 안내, 물품 준비, 담당자 확인, 학생 이동, 안전 점검, 결과 보고, 사진 정리, 만족도 조사 같은 후속 조치가 붙습니다. 날짜 하나가 작은 업무 묶음을 데리고 다니는 셈입니다.

AI Agent를 활용한다면 일정표를 단순히 보기 좋게 정리하는 데서 멈추지 않고, 일정별 체크리스트를 만들 수 있습니다. 예를 들어 “다음 주 학교 일정에서 사전 안내가 필요한 것, 회의 안건으로 올릴 것, 보고가 필요한 것을 나누어 달라”고 요청할 수 있습니다. 그러면 일정이 업무 흐름의 출발점으로 바뀝니다.

이때 민감한 학생 정보나 내부 판단이 들어간 자료를 그대로 넣지 않는 원칙은 지켜야 합니다. 공개 가능한 일정, 비식별 메모, 담당 부서 중심의 정보부터 시작하면 됩니다. 자동화의 목적은 학교 안의 모든 정보를 AI에게 넘기는 것이 아니라, 이미 정리 가능한 정보를 놓치지 않도록 돕는 데 있습니다.

4. 회의자료는 안건과 결정사항을 이어 주어야 한다

회의자료를 만들 때 자주 생기는 어려움은 자료를 만드는 일과 회의 후 처리할 일이 분리된다는 점입니다. 회의 전에는 안건을 모으느라 바쁘고, 회의가 끝나면 누가 무엇을 해야 하는지 다시 정리해야 합니다. 회의자료와 회의록이 따로 놀면 같은 내용을 두 번 정리하게 됩니다.

AI Agent에게 회의 전 메모를 넣고 “안내 사항, 협의 사항, 결정이 필요한 사항으로 나누어 달라”고 요청하면 회의자료 초안이 됩니다. 회의 후에는 같은 자료에 결정사항을 덧붙여 “담당자, 기한, 후속 확인” 표로 바꿀 수 있습니다. 회의자료가 회의록과 체크리스트로 이어지는 것입니다.

저는 이 방식이 학교 업무에 꽤 현실적이라고 봅니다. 회의 내용을 AI가 판단하게 하는 것이 아니라, 사람이 적은 메모를 구조화하는 일이기 때문입니다. 교감이나 담당자는 최종 내용을 확인하고 표현을 다듬으면 됩니다. 회의의 책임은 사람에게 남겨 두되, 반복 정리는 도구의 도움을 받는 방식입니다.

5. 공문은 ‘읽기’에서 ‘실행 항목 추출’로 넘어가야 한다

공문 업무에서 시간이 많이 드는 이유는 공문이 길어서만은 아닙니다. 공문을 읽은 뒤 학교가 실제로 무엇을 해야 하는지 바꾸어 생각해야 하기 때문입니다. 제출해야 하는지, 안내만 하면 되는지, 회의에 올려야 하는지, 담당 부서를 정해야 하는지 판단해야 합니다.

AI Agent에게 공문 내용을 그대로 맡기는 것은 조심해야 합니다. 대신 공문에서 실행 항목을 추출하게 하는 방식은 유용합니다. “제출 기한, 제출 대상, 학교 조치사항, 첨부자료, 확인할 담당자를 표로 정리해 달라”고 요청하면 긴 문서가 행동 목록으로 바뀝니다.

이 결과는 다시 일정과 회의로 이어질 수 있습니다. 제출 기한은 캘린더에 넣고, 협의가 필요한 사항은 회의 안건으로 올리고, 준비물이 필요한 일은 담당자 체크리스트가 됩니다. 공문을 읽고 끝내는 것이 아니라, 다음 행동으로 연결하는 것입니다.

6. 보고자료는 마지막에 새로 쓰지 말고 중간부터 쌓아 둔다

보고자료는 많은 경우 마지막에 급하게 만들어집니다. 행사가 끝난 뒤 사진을 찾고, 회의 결과를 다시 뒤지고, 추진 경과를 기억해 내며 문장을 만듭니다. 이때 시간이 많이 드는 이유는 글쓰기 능력 때문이 아니라 중간 기록이 흩어져 있기 때문입니다.

업무 흐름을 줄이려면 보고자료를 마지막 산출물로만 보지 말고, 처음부터 조금씩 쌓이는 기록으로 보아야 합니다. 일정이 만들어질 때 목적과 대상이 기록되고, 회의에서 결정사항이 붙고, 행사 후 결과와 개선점이 추가되면 보고자료의 뼈대가 이미 만들어집니다.

AI Agent는 이 흩어진 기록을 보고서 형식으로 바꾸는 데 도움을 줄 수 있습니다. 예를 들어 일정 메모, 회의 결정사항, 결과 메모를 함께 넣고 “추진 배경, 주요 내용, 결과, 향후 보완점 형식으로 정리해 달라”고 요청할 수 있습니다. 사람은 사실관계와 학교 맥락을 확인하고, 필요한 표현을 다듬으면 됩니다.

7. 작은 자동화는 ‘다음 문서’를 줄이는 데서 시작된다

학교 업무경감에서 자동화라는 말을 들으면 큰 시스템부터 떠올리기 쉽습니다. 하지만 실제로 체감되는 자동화는 작게 시작될 가능성이 큽니다. 오늘 만든 일정 메모가 회의자료 초안이 되고, 회의자료가 회의록과 체크리스트가 되고, 체크리스트가 보고자료 뼈대로 이어지는 정도입니다.

이 흐름을 만들기 위해 필요한 것은 복잡한 기술보다 일관된 형식입니다. 날짜, 담당자, 기한, 조치사항, 확인 여부 같은 항목을 비슷한 방식으로 적어 두면 AI Agent가 다음 문서로 바꾸기 쉬워집니다. 반대로 매번 다른 표현과 다른 저장 위치에 흩어져 있으면 아무리 좋은 도구도 다시 사람에게 물어봐야 합니다.

저는 AI Agent를 쓰면서 “처음부터 완벽한 자동화”보다 “반복 입력을 줄이는 습관”이 더 중요하다는 생각을 하게 되었습니다. 학교 현장에서는 안전과 책임, 관계의 판단이 중요하기 때문에 모든 것을 기계적으로 넘길 수 없습니다. 그러나 이미 사람이 확인한 정보를 다음 단계에 다시 쓰게 만드는 일은 충분히 시도해 볼 만합니다.

마무리하며

학교 일정, 회의, 공문, 보고의 흐름을 줄인다는 것은 학교 업무를 단순하게 만든다는 뜻이 아닙니다. 오히려 복잡한 학교 업무의 연결 구조를 더 잘 보이게 만드는 일에 가깝습니다. 한 번 들어온 정보가 어디로 이어지는지 보이면, 같은 내용을 반복해서 옮겨 쓰는 시간을 줄일 수 있습니다.

AI Agent는 이 과정에서 문서를 대신 책임지는 존재가 아니라, 흐름을 이어 주는 작업 도구가 될 수 있습니다. 일정에서 회의로, 공문에서 실행 항목으로, 회의록에서 보고자료로 넘어가는 다리를 놓아 주는 역할입니다. 학교 업무경감은 이런 작은 연결을 쌓는 데서 시작될 수 있습니다.

지난 글에서는 설문 문항 초안을 만들고 검토하는 과정에서 AI Agent를 어떻게 활용할 수 있는지 살펴보았습니다. 설문은 짧은 문항 안에 목적, 대상, 결과 활용 계획이 모두 들어가야 하기 때문에 생각보다 섬세한 업무였습니다. 이번 글에서는 교육전문직 업무에서 더 자주 마주치는 장면, 바로 회의자료와 회의록 정리를 다루어 보려고 합니다.

교육청이나 연수원 업무를 하다 보면 회의가 참 많습니다. 협의회, 자문위원회, 과정심의관련 회의, 운영위원회, 강사선정 협의, 부서 간 조정 회의처럼 이름은 조금씩 다르지만 결국 해야 하는 일은 비슷합니다. 회의 전에 자료를 준비하고, 회의 중 논의 흐름을 놓치지 않고, 회의 후에는 결정 사항과 후속 조치를 문서로 남겨야 합니다.

이 과정에서 AI Agent는 단순히 회의록을 대신 써 주는 도구가 아닙니다. 회의 전에 자료를 정리하고, 안건별 쟁점을 뽑고, 회의 후 실행해야 할 일을 목록화하는 업무 보조자에 가깝습니다. 특히 Hermes Agent처럼 파일을 읽고, Telegram으로 대화하고, 필요한 문서를 생성할 수 있는 환경이라면 회의 업무의 앞뒤 흐름을 꽤 많이 줄일 수 있습니다.

1. 회의록보다 먼저 줄여야 할 것은 회의자료 준비 시간이다

회의 업무에서 가장 눈에 보이는 결과물은 회의록입니다. 그래서 AI 활용을 이야기하면 “녹음 파일을 넣고 회의록을 자동으로 만들 수 있나?”라는 질문부터 떠올리기 쉽습니다. 물론 회의록 작성도 중요합니다. 하지만 실제 업무 부담은 회의록만이 아니라 회의자료 준비 단계에서도 많이 발생합니다.

회의자료를 만들 때는 기존 공문, 추진 계획, 예산 내역, 일정표, 관련 지침, 이전 회의 결과 등을 다시 확인해야 합니다. 그리고 참석자가 짧은 시간 안에 이해할 수 있도록 배경, 안건, 검토 사항, 결정이 필요한 부분을 정리해야 합니다. 이때 시간이 오래 걸리는 이유는 글을 쓰는 능력이 부족해서가 아니라, 흩어진 자료를 다시 구조화해야 하기 때문입니다.

AI Agent에게 먼저 맡길 수 있는 일은 바로 이 구조화입니다. 예를 들어 관련 문서 몇 개를 지정하고 다음과 같이 요청할 수 있습니다.

이 자료들을 바탕으로 회의용 안건 정리 초안을 만들어 줘. 참석자가 10분 안에 이해할 수 있도록 배경, 현재 상황, 논의가 필요한 쟁점, 결정해야 할 사항, 참고자료 순서로 정리해 줘.

이렇게 요청하면 AI Agent는 긴 자료를 회의용 언어로 바꾸는 데 도움을 줍니다. 중요한 것은 “회의자료를 만들어 줘”라고만 하지 않고, 회의에서 무엇을 결정해야 하는지 함께 알려 주는 것입니다. 회의자료는 설명문이 아니라 의사결정을 돕는 자료이기 때문입니다.

2. 회의 전에는 안건별 질문과 쟁점을 미리 뽑아 둔다

회의가 길어지는 이유 중 하나는 안건의 쟁점이 회의 중에야 드러나기 때문입니다. 자료를 읽고 모였지만, 실제로 무엇을 논의해야 하는지 명확하지 않으면 회의는 설명을 반복하거나 주변 이야기로 흐르기 쉽습니다.

AI Agent는 회의 전에 안건별 질문을 뽑는 데 유용합니다. 예를 들어 연수 운영 계획 회의라면 “대상자 모집”, “강사 섭외”, “예산 집행”, “운영 일정”, “결과 보고”처럼 항목을 나누고, 각 항목에서 확인해야 할 질문을 제안하게 할 수 있습니다.

아래 연수 운영 계획을 검토해서 회의에서 확인해야 할 질문 10개를 안건별로 정리해 줘. 단순 확인 질문과 의사결정이 필요한 질문을 구분해 줘.

이 요청은 회의의 질을 높이는 데 도움이 됩니다. 회의자료 맨 끝에 “논의할 사항”을 붙이는 것보다, 안건별로 질문을 미리 정리하면 참석자도 자신의 의견을 준비하기 쉽습니다. 특히 교육전문직 업무에서는 학교 현장, 예산, 일정, 지침, 민원 가능성처럼 여러 관점을 동시에 봐야 하므로 AI Agent에게 관점별 점검을 시키는 방식도 효과적입니다.

예를 들어 “학교 담당자 입장에서 부담이 되는 부분”, “연수 운영자 입장에서 확인해야 할 부분”, “예산 담당자가 볼 때 애매한 부분”을 나누어 달라고 요청할 수 있습니다. 그러면 회의 전에 놓치기 쉬운 쟁점을 한 번 더 점검할 수 있습니다.

3. 회의 중 기록은 모든 말을 적는 것이 아니라 흐름을 잡는 일이다

회의록을 쓸 때 가장 힘든 점은 모든 발언을 다 적어야 할 것 같은 압박감입니다. 하지만 실무에서 필요한 회의록은 대화 전체의 받아쓰기가 아닙니다. 누가 어떤 의견을 냈는지보다 더 중요한 것은 어떤 안건이 논의되었고, 어떤 결정이 내려졌으며, 누가 무엇을 언제까지 해야 하는지입니다.

물론 공식 회의나 법적 근거가 필요한 회의에서는 정해진 양식과 기록 기준을 따라야 합니다. 그러나 많은 실무회의에서는 논의 흐름과 후속 조치가 핵심입니다. 이때 회의 중 메모는 다음 네 가지 정도로 나누어 적어 두면 AI Agent가 나중에 정리하기 쉽습니다.

• 안건: 무엇에 대해 이야기했는가
• 주요 의견: 찬성, 우려, 보완 의견은 무엇이었는가
• 결정 사항: 회의에서 정해진 것은 무엇인가
• 후속 조치: 누가, 무엇을, 언제까지 해야 하는가

회의 중에 완성된 문장으로 적으려고 하면 부담이 큽니다. 대신 Telegram에 짧게 메모하듯이 남겨도 됩니다. “안건1 일정 조정, 6월 말은 학교 평가 기간과 겹쳐 부담, 7월 2주 검토, 담당자 A가 장소 확인”처럼 단문으로 남기고, 회의 후 AI Agent에게 정리하게 하는 방식입니다.

Hermes Agent를 Telegram으로 쓰는 장점은 여기서 드러납니다. 회의 중 노트북을 열기 어려운 상황에서도 휴대폰으로 핵심 메모를 남길 수 있고, 나중에 그 메모를 바탕으로 회의록 초안을 만들 수 있습니다. 기록의 부담을 줄이되, 결정과 실행 항목은 놓치지 않는 방식입니다.

4. 회의 후에는 회의록 초안보다 실행 목록을 먼저 만든다

회의가 끝나면 보통 회의록을 써야 한다는 생각부터 듭니다. 그런데 실제 업무에서는 회의록보다 더 급한 것이 후속 조치일 때가 많습니다. 장소 예약을 해야 하고, 공문을 보내야 하고, 강사에게 연락해야 하고, 자료 수정 요청을 해야 합니다. 회의록은 나중에 정리하더라도 실행할 일은 바로 움직여야 합니다.

그래서 저는 회의 후 AI Agent에게 먼저 실행 목록을 뽑게 하는 흐름이 좋다고 봅니다.

아래 회의 메모를 바탕으로 후속 조치 목록을 만들어 줘. 항목별로 담당자, 할 일, 마감일, 필요한 자료, 확인이 필요한 위험 요소를 표 형태가 아니라 목록으로 정리해 줘.

이렇게 요청하면 회의록 초안보다 먼저 업무 목록이 정리됩니다. 특히 마감일이 불분명한 항목, 담당자가 정해지지 않은 항목, 추가 확인이 필요한 항목을 표시하게 하면 실무 누락을 줄이는 데 도움이 됩니다.

그다음 회의록 초안을 요청하면 됩니다. 이때도 “회의록 써 줘”보다 양식을 분명히 주는 것이 좋습니다.

위 회의 메모와 후속 조치 목록을 바탕으로 회의록 초안을 작성해 줘. 형식은 회의 개요, 참석자, 안건별 논의 내용, 결정 사항, 후속 조치, 다음 회의 필요 사항 순서로 해 줘. 공식 문서에 넣을 수 있도록 간결한 문장으로 정리해 줘.

AI Agent가 만든 회의록은 초안입니다. 참석자 이름, 결정 표현, 책임 소재, 민감한 발언은 사람이 반드시 확인해야 합니다. 특히 회의록은 나중에 근거 자료가 될 수 있으므로 “그럴듯한 정리”보다 “사실에 맞는 정리”가 중요합니다.

5. 녹음과 전사 파일을 쓸 때는 개인정보와 동의를 먼저 생각해야 한다

회의록 자동화를 이야기하면 녹음과 음성 전사 기능을 빼놓기 어렵습니다. 회의 음성을 텍스트로 바꾸고, 그 텍스트를 AI Agent에게 요약하게 하면 매우 편리할 수 있습니다. 하지만 교육기관 업무에서는 편리함보다 먼저 확인해야 할 것이 있습니다. 바로 녹음에 대한 고지와 동의, 개인정보와 민감정보 처리입니다.

회의에는 이름, 소속, 특정 학교 상황, 학생 관련 이야기, 민원 가능성이 있는 내용이 포함될 수 있습니다. 이런 자료를 그대로 AI 도구에 넣는 것은 신중해야 합니다. 내부 규정, 보안 지침, 개인정보 처리 기준을 확인하고, 필요한 경우 익명화하거나 민감한 부분을 제거한 뒤 활용해야 합니다.

AI Agent에게 회의 메모를 정리하게 할 때도 실제 이름을 그대로 넣기보다 “담당자 A”, “학교 B”, “사업 C”처럼 바꾸어 처리할 수 있습니다. 중요한 것은 AI 활용 자체보다 자료를 안전하게 다루는 습관입니다.

업무경감은 자료를 빠르게 처리하는 것만을 의미하지 않습니다. 나중에 문제가 될 수 있는 정보를 불필요하게 만들지 않고, 꼭 필요한 범위 안에서만 정리하는 것도 업무경감입니다. 회의자료와 회의록은 특히 이 원칙이 중요합니다.

6. 회의자료와 회의록을 연결하면 다음 회의 준비가 쉬워진다

회의자료와 회의록을 따로 보면 매번 새로 시작하는 느낌이 듭니다. 하지만 실제로는 이전 회의록이 다음 회의자료의 출발점이 됩니다. 지난 회의에서 정한 후속 조치가 어디까지 진행되었는지, 미결 사항이 무엇인지, 새로 결정해야 할 내용이 무엇인지가 다음 회의의 안건이 되기 때문입니다.

AI Agent를 활용하면 이 연결을 조금 더 쉽게 만들 수 있습니다. 예를 들어 지난 회의록과 현재 진행 상황 메모를 넣고 다음과 같이 요청할 수 있습니다.

지난 회의록과 현재 진행 상황을 비교해서 다음 회의 안건 초안을 만들어 줘. 완료된 항목, 진행 중인 항목, 결정이 필요한 항목, 새로 발생한 쟁점을 구분해 줘.

이 흐름이 만들어지면 회의가 누적됩니다. 매번 새로운 문서를 만드는 것이 아니라, 이전 회의의 결정과 후속 조치가 다음 회의의 자료로 이어집니다. 교육전문직 업무처럼 여러 사업과 일정이 동시에 움직이는 환경에서는 이런 연결이 특히 중요합니다.

저는 AI Agent를 회의록 작성기라기보다 회의 흐름 관리 도구로 보는 편이 더 적절하다고 생각합니다. 회의 전에는 자료와 쟁점을 정리하고, 회의 후에는 결정과 실행 항목을 정리하고, 다음 회의 전에는 지난 회의의 미결 사항을 다시 꺼내 주는 역할입니다.

7. 좋은 프롬프트는 회의의 목적과 산출물을 함께 말한다

회의자료와 회의록 정리에 AI Agent를 잘 쓰려면 프롬프트에 두 가지가 들어가야 합니다. 첫째, 회의의 목적입니다. 이 회의가 정보 공유 회의인지, 의사결정 회의인지, 점검 회의인지, 협의 회의인지 알려 주어야 합니다. 둘째, 필요한 산출물입니다. 회의자료 요약인지, 안건 질문 목록인지, 회의록 초안인지, 후속 조치 목록인지 구체적으로 말해야 합니다.

예를 들어 다음과 같은 요청은 꽤 실무적입니다.

초등 교원 대상 AI 활용 연수 운영 회의 자료를 준비하려고 해. 목적은 운영 일정과 역할 분담을 확정하는 것이야. 아래 추진 계획을 바탕으로 회의자료 초안을 만들어 줘. 구성은 ① 회의 목적 ② 현재까지 준비 상황 ③ 결정이 필요한 사항 ④ 쟁점과 대안 ⑤ 회의 후 후속 조치 순서로 해 줘.

또는 회의 후에는 이렇게 요청할 수 있습니다.

아래 회의 메모를 공식 회의록 초안으로 정리해 줘. 단, 발언을 꾸며 쓰지 말고 메모에 있는 사실만 사용해 줘. 불확실한 내용은 ‘확인 필요’로 표시하고, 후속 조치는 담당자와 마감일이 있는 항목만 별도로 정리해 줘.

이처럼 목적과 산출물을 함께 알려 주면 AI Agent의 결과물이 업무에 가까워집니다. AI가 잘 쓰는 문장이 아니라, 내가 바로 검토하고 고칠 수 있는 초안이 나오는 것이 중요합니다.

마무리하며

회의는 조직의 일을 움직이는 중요한 장치이지만, 동시에 많은 시간을 쓰게 만드는 업무이기도 합니다. AI Agent를 활용한다고 해서 회의 자체가 사라지지는 않습니다. 다만 회의 전 자료 정리, 회의 중 핵심 메모, 회의 후 결정 사항과 후속 조치 정리의 부담을 줄일 수 있습니다.

회의자료와 회의록 업무에서 핵심은 “자동 작성”이 아니라 “흐름 정리”입니다. 어떤 자료를 보고 회의했는지, 무엇을 결정했는지, 누가 무엇을 해야 하는지, 다음 회의에서 무엇을 확인해야 하는지가 이어져야 합니다. Hermes Agent와 Telegram을 함께 쓰면 이 흐름을 일상적인 대화와 파일 작업 속에서 자연스럽게 만들 수 있습니다.

업무 효율을 높이기 위해 AI 도구를 도입하는 공공기관이 늘고 있습니다. 경상북도교육청에서도 26년부터 웍스AI를 지원하고 있습니다. 이번 글에서는 웍스 AI 가입방법을 처음부터 차근차근 정리해 드리겠습니다.

특히 경상북도교육청 메일(@gbe.kr)을 활용한 가입부터 웹·앱 로그인, 기초 사용법, 그리고 마지막으로 나만의 비서 만들기까지 한 번에 따라 하실 수 있도록 구성했습니다.

1) 웍스 AI 가입방법: 공공기관 메일(**@gbe.kr)로 가입하기

웍스 AI는 기관에서 사용하는 경우가 많아, 가입 시 기관 메일 인증이 필요합니다. 여기서는 경상북도교육청 기관 메일(@gbe.kr)로 가입하는 흐름을 기준으로 설명드리겠습니다. 경북형 웍스 AI 인증은 해당 도메인(*@gbe.kr)으로만 가입가능합니다.

• 웍스 AI 가입 페이지(https://gov.wrks.ai/ko)에 접속합니다.
• 기관 이메일로 시작하기를 선택합니다.

• 회원 가입 탭 선택 후 경북교육청 기관메일 입력(개별 나이스 아이디@gbe.kr)합니다.
• 메일주소는 GBeeTAKL 상단 메일을 클릭하면 됩니다.(회원가입 후 메일인증도 동일 경로에서 확인 가능)

• 비밀번호 (영문 대문자, 특수문자, 숫자 최소 1자 이상 조합) 입력 후 개인정보 동의 후 회원가입을 클릭합니다.

• 인증 메일이 발송되면, 메일함에서 이메일 인증하기를 클릭합니다.

2-1) 로그인 방법(https://gov.wrks.ai/ko)

• 이메일 인증 완료 후 '기관 이메일로 시작하기'를 클릭하여 로그인을 합니다.

• 로그인 화면 살펴보기

1. 기본대화 및 맞춤형 업무 메뉴를 확인할 수 있습니다. GPTs 또는 Gems 기능과 유사하게 나만의 비서만들기를 지원하는 메뉴는 '업무 비서'입니다. 그외 문서작성, 이미지에서 텍스트 추출(OCR), 문서번역, 회의록 작성 기능을 지원합니다. 세부 기능에서 사용되는 엔진은  AI대화에서 지원하는 최신 버전보다 낮을 수 있습니다.
2. 로그인한 계정정보가 확인됩니다. 클릭하면 로그아웃 버튼이 조회됩니다.
3. 새대화 시작을 눌러 프롬프트를 입력하시면 됩니다. 
4. 목적에 맞는 AI도구를 선택할 수 있습니다.
5. 이미지 또는 PDF파일 등 첨부파일을 올리고, 그에 대한 프롬프트를 입력할 때 활용합니다.
6. 프롬프트 입력창입니다.(줄바꿈은 shift+enter 키)
7. 입력이 완료되면 눌러서 답변을 받습니다.

2-2) 로그인 방법(앱-안드로이드 및 iOS)

• 앱스토어 또는 플레이스토어에서 '웍스 AI' 검색 후  '웍스-첫 직장인AI'앱을 설치합니다.

• 모바일에서 웍스 AI 앱을 실행합니다.
• 공공/교육사용자로 시작하기를 탭합니다.

• 기관 이메일로 시작하기를 탭합니다.

• 회원가입한 이메일(**@gbe.kr)과 비밀번호를 입력합니다.

• 로그인 된 화면입니다. 웹과 앱은 동일 계정으로 중복 로그인이 가능하여 연동이 됩니다. PC에서 질문한 목록이 보이고, 내가 만든 나만의 비서도 사용이 가능합니다.

• 우측 상단 업무 비서를 탭하면 지원하는 추가 기능이 보입니다. PC와 동일합니다.

• 좌측 상단 메뉴를 탭하면 기존 질문 리스트를 확인하고 이어서 대화를 이어갈 수 있습니다. 토큰을 절약하기 위해서는 주제가 달라지면 새 대화 시작을 탭하여 질문을 시작하는 것을 추천합니다.

3) 나만의 비서 만들기: 내 업무에 맞춘 AI 비서 활용하기

• 웍스 AI의 강점 중 하나는, 단순 질의응답을 넘어 내 역할과 업무 스타일에 맞춘 ‘나만의 비서’처럼 쓰는 것입니다. 다음과 같이 나만의 비서를 만들어 보시기 바랍니다.

• 비서의 캐릭터 및 역할을 입력하고 우측 요술봉을 클릭하면 프롬프트를 보완해서 입력이 가능합니다.

마무리

정리하면, 경북형 웍스 AI는 경상북도교육청 공공기관 메일(@gbe.kr)로 가입 → 웹/앱 로그인 → 기초 사용법 익히기 → 나만의 비서 만들기 순서로 진행하시면 어렵지 않게 시작하실 수 있습니다.
처음에는 간단한 질문 입력, 문장 다듬기나 요약부터 시작하시고, 익숙해지면 보고서 구성, 공문 초안, 회의록 정리처럼 실제 업무에 바로 적용해 보시길 권해드립니다. 또한 '나만의 비서 만들기'를 활용하여 세분화 된 영역에 대하여 AI와 협업하여 업무 효율을 올려보시는 것도 추천드립니다.

꼭 유의해야하는 점은 업로드 하는 자료가 개인정보는 없는지, 보안 자료는 아닌지, 사적인 자료는 아닌지 스스로 체크 하는 것이 무엇보다 중요합니다.